Säästöt eivät synny sattumalta – Miten tiedon analysointi edistää hankintojen kustannustehokkuutta?

Ajassa, jossa julkisia hankintoja koskeva päätöksenteko nojaa yhä enemmän kustannuksiin, hintalappuihin ja säästöihin, jäävät hankinnan elinkaarenaikaiset vaikutukset pienemmälle huomiolle. Samalla päätöksenteolta odotetaan yhä enemmän: tehokkuutta, vaikuttavuutta, perusteltavuutta ja kykyä tunnistaa riippuvuuksia organisaation monialaisten palveluiden välillä.

Jos hankintoja tulee toteuttaa kustannustehokkaammin koko elinkaari huomioiden, mikä antaisi siihen paremmat lähtökohdat kuin monipuolinen ja systemaattinen tiedon analysointi? Julkisiin hankintoihin liittyvien analyysien hyödyt ovat monipuoliset: analyysien kautta organisaation tilannekuva hahmottuu kokonaisvaltaisesti, tunnistetuista avainluvuista voidaan johtaa asiantuntija-arvioita tarvittavista toimenpiteistä, ja analyysien tekeminen edesauttaa osaltaan organisaation strategisten tavoitteiden toteuttamista.

Analyysien tuloksena syntyy parhaimmillaan uudenlainen mahdollisuus tarkastella markkinaa, tuottaa arvoa ja laatua ja välttää kalliita virheitä. Analyysit pakottavat organisaation katsomaan realistisesti omia kyvykkyyksiä, hankinnan tarvitsijan saamaa vastinetta ja markkinan tarjontaa. Näiden kolmen keskeisen analyysin kautta saat jo erinomaisen näkyvyyden hankintasi tilanteeseen: Spend-analyysi, tuotantotapa-analyysi ja kustannushyötyanalyysi.

Spend-analyysi tarjoaa kokonaiskuvan

Julkiset hankintayksiköt hyödyntävät hankintojensa johtamisessa ostolaskudataa ja sen analysointia, eli niin sanottua kuluanalyysiä/spend-analyysiä. Hansel tuottaa vuosittain kymmeniä hankinta-analyysejä asiakkailleen. Analyysin antama kokonaiskuva siitä, miten organisaatio käyttää rahaa ja millaisia trendejä tai kehityskohteita datasta nousee esiin, auttaa kohdistamaan toimenpiteet ja tarkemmat analyysit juuri oikeisiin palveluihin ja tuoteryhmiin, joita hankitaan.

Tuotantotapa-analyysi auttaa valitsemaan oikean toteutustavan

Tuotantotapa-analyysi vastaa kysymykseen millä tavalla palvelu tai tuote tulisi tuottaa organisaation tarpeisiin: onko järkevintä tuottaa itse vai ulkoistaa vai sekä että? Tuotantotapa-analyysi tarjoaa perustelut sille, mikä tuotantotapa on paras käyttäjän, talouden ja markkinan näkökulmasta. Tuotantotapa-analyysin tekoa ohjaa usein organisaation palvelustrategia.

Kustannushyötyanalyysi tarkastelee hankinnan vaihtoehtoja elinkaaren näkökulmasta

Kustannushyötyanalyysi tulisi tehdä tilanteessa, jossa hankinta on jo päätetty toteuttaa ulkoa ostettuna. Analyysin tarkoituksena on arvioida eri hankintavaihtoehtojen ja -menettelyjen kustannuksia ja hyötyjä koko elinkaaren ajalta. Tavoitteena on kirkastaa analyysin kautta kustannushyötysuhteiltaan parhaat hankintavaihtoehdot. Analyysin tekoa ohjaa organisaation hankintastrategia.

Hyvä analyysi menee pintaa syvemmälle

Hyvä analyysi ei tyydy arvioimaan pelkkiä kustannuksia, vaan se punnitsee myös vaikutuksia, riskejä ja hyötyjä sekä ottaa huomioon toimintaympäristön ja sen muutokset. Hyvä analyysi ei vain totea, miten nykytilanne toimii, vaan se luo tietoa siitä, miten nykytilanteen eri muutosskenaariot vaikuttavat tavoitteisiin pääsemiseen. Analyysin onnistuminen riippuu siitä, onko organisaatiolla selkeä toimintamalli, resurssit ja kyvykkyys analyysin tuottamiseen.

Analytiikan merkitys hankinnoissa kasvaa jatkuvasti. Organisaatiot kaipaavat käytännön työkaluja ja toimintamalleja siihen, miten analyysit tehdään systemaattisesti ja tehokkaasti. Tässä Hanselin kehittämispalvelut voi olla passeli kumppani: autamme rakentamaan organisaatiollenne selkeän ja tarpeisiinne sopivan tuotantotapojen ja kustannushyötyjen analysointimallin. Ostolaskutietojen analysoinnissa tukee hankinta-analyysipalvelumme, josta voit lukea lisää nettisivuiltamme.