Digitalisaatiosta virtaa tarjouskilpailuihin

Tietoa meistä Haluatko sopimustoimittajaksi? Toimittajamme kertovat Digitalisaatiosta virtaa tarjouskilpailuihin

Jarno Niskanen_Eckerö Line 560
Eckerö Linen Head of Sales Jarno Nikanen

Julkiset hankinnat eivät tunne armoa. Tarjousten jättöajat eivät jousta, vaikka työkiireet painaisivat päälle ja lapsi olisi sairaana. Tiukoista raameistaan huolimatta tarjouskilpailut edistyvät harppauksin. Esimerkiksi dynaaminen hankintajärjestelmä sekä digitalisaatio tarjoavat liikkumavaraa paitsi hankintoja tekeville organisaatioille, myös tarjoajille. Kilpailutusprosessin keventymistä on päässyt todistamaan myös Eckerö Linen Jarno Niskanen, joka on työssään osallistunut sekä sähköiseen että perinteiseen kilpailutusprosessiin.

Hyvästit paperipinoille

Eckerö Line valittiin hiljattain uudelleen laivamatkustuspalveluiden puitesopimustoimittajaksi yhdessä Viking Linen kanssa. Sopimuksen myötä yhtiöiden laivoilla matkustaa seuraavan kolmen vuoden ajan merkittävä määrä Hanselin kautta tulleita asiakkaita. Eckerö Linen Helsingin ja Tallinnan myyntiosastojen vetäjänä toimiva Niskanen kantoi organisaationsa kilpailutusvastaavan salkkua sekä vuoden 2014 että tämän kevään kilpailutuksessa.

”Uusi, sähköisessä kilpailutusratkaisussa hoidettu kilpailutus tuntui huomattavasti kevyemmältä kuin vanha, papereiden lähettelyyn perustunut tarjouskilpailu. Järjestelmän käyttö oli helppoa, ja esimerkiksi työn vaiheen näkee yhdellä silmäyksellä. Lisäksi järjestelmä muistuttaa, jos tarvittavia tietoja tai asiakirjoja puuttuu.”

Sähköinen kilpailutus on nopeuttanut useita tarjouskilpailuun kuuluvia työvaiheita. Esimerkiksi tarjouspaperien printtaaminen ja allekirjoittaminen ovat Hanki-palvelua käytettäessä menneisyyttä.

”Sähköinen allekirjoitus helpottaa etenkin meidän kaltaisiamme yrityksiä, joissa allekirjoittajat työskentelevät eri toimipisteissä. Sähköisesti hoidettu kilpailutus oli niin sujuva, että näkisin mieluusti entistä suuremman osan kilpailutuksesta siirtyvän Hanki-palveluun.”

Tarjoaminen on tiimityötä

Julkisiin kilpailutuksiin osallistuminen vaatii Jarno Niskasen mukaan systemaattista lähestymistapaa, jossa esimerkiksi aikataulutuksella ja selkeällä työnjaolla on merkittävä rooli.

”Meillä kilpailutusta hoiti oma tiimi, jossa jaoimme kilpailutusosaamista eteenpäin. Tarjouskilpailuun osallistumisessa on oma työnsä, mutta koin sen hyvin palkitsevana. Suurin kiitos siitä kuuluu sitoutuneelle tiimillemme.”

Vähintään vuoteen 2021 jatkuva sopimuskausi on vasta aluillaan, ja Niskanen kertoo Eckerö Linen henkilökunnan tekevän paljon työtä onnistuneen sopimuskauden rakentamiseksi. Reittimatkojen lisäksi Eckerö Line tarjoaa valtionhallinnon asiakkaille myös risteily- ja kokousmatkoja Tallinnaan.

”Kokousmatkat ovat meille tärkeä tuote; tarjoamme asiakkaillemme helppoutta ja kustannustehokkuutta kokouspäiviin. Myös laivamme uudet, entistä nopeammat vuorot ja monipuoliset aikataulut tarjoavat asiakkaillemme liikkumavaraa.”

”Kokousmatkat soveltuvat meille hyvin, sillä Hanselin puitesopimusasiakkaiden matkat sijoittuvat pääosin arkipäiviin. Viikonloppuisin laiva täyttyy vapaa-ajan matkoista, ja arkiviikon hiljaisemmat päivät tarjoavat kokousmatkoihin erinomaisen ympäristön. Parhaan motivaattorin meille antavat palveluihimme tyytyväiset asiakkaat”, Niskanen päättää.