Usein kysyttyä puitejärjestelyistä

Liittyminen

Haluamme hyödyntää puitejärjestelyä vain osan aikaa sopimuskaudesta, koska meillä on vielä voimassa oma sopimus. Voimmeko liittyä puitejärjestelyyn vain tietylle aikavälille?

Puitejärjestelyyn voi liittyä vain koko puitejärjestelyn keston ajaksi, mutta liittyminen ei velvoita käyttämään puitejärjestelyä koko keston ajalta. Tilanteessa, jossa tarkoituksena on hyödyntää puitejärjestelyä vain osan ajasta (esimerkiksi jo voimassa olevan oman sopimuksen vuoksi), tulisi arvioida hankinnan ennakoitu arvo siltä ajalta kuin organisaatiosi käyttää puitejärjestelyä.

Liittymisen jälkeen voimme toimittaa asiakkaillemme hankintakyselyn, jossa tiedustelemme tarkempia hankintatietoja. Samassa yhteydessä voit kertoa, jos aikomuksena on käyttää puitejärjestelyä vain osan aikaa, esimerkiksi neljän vuoden sopimuskaudesta vain kaksi viimeistä vuotta.

Voiko liittymistä perua? Millä perusteilla?

Liittymisen voi tietyissä tapauksissa perua. Tällaisia voivat olla esimerkiksi olennaiset muutokset asiakkaan toiminnassa (esimerkiksi määrärahojen olennainen leikkaus), tai jos puitesopimuksen mukaisia tavaroita tai palveluita ei ole saatavilla sopimuksen mukaisella laatutasolla. Jos hankintailmoitusta ei ole vielä julkaistu, voi liittymisen perua ilman erityisiä perusteita. Liittyminen pitää perua kirjallisesti.

Voiko kuka tahansa organisaatiosta tehdä liittymisen?

Jokainen organisaatio ratkaisee itse, kuka tai ketkä liittymisen tekevät, eikä Hansel aseta sille tarkkoja kriteereitä. Suosittelemme kuitenkin, että asia selvitetään organisaatiossa hyvissä ajoin ennen liittymisen määräpäivää. Liittyminen on sitova, joten hankintaorganisaation johdolla on syytä olla kattavat tiedot tehdyistä liittymisistä ja niiden ehdoista.

Hanselin asiakaspalvelu antaa liittymisoikeudet aina erikseen Hansel.fi-verkkopalveluun rekisteröityneille käyttäjille. 

Emme voi olla varmoja siitä, tarvitsemmeko tiettyä puitejärjestelyä. Kannattaako liittyminen silti tehdä? Voimmeko liittyä ns. varmuuden vuoksi?

Liittyminen kannattaa tehdä, vaikka hankintatarpeesta ei olisikaan täyttä varmuutta. Kaikissa puitejärjestelyissä on joustovaraa hankinnan laajuuden ilmoittamisen osalta. Voimme yhdessä suunnitella etukäteen, mikä voisi olla realistinen arvio hankintanne laajuudesta, ja arvio voi perustua edellisten vuosien hankintojen määriin. Liittymättä jättäminen tarkoittaa sitä, ettei puitejärjestelyä voi hyödyntää sopimuskaudella . 

Mitä tapahtuu, jos myöhästymme liittymisestä? Voimmeko liittyä puitejärjestelyyn jälkikäteen?

Valitettavasti hankintailmoituksen julkaisun jälkeen puitejärjestelyyn ei enää voi tulla mukaan. Kannattaa siis pitää huolta, että käyt ajoissa verkkopalvelussamme tekemässä liittymisilmoituksen.

Hankinnan arvon arviointi

Miten hankintojen kokonaisarvo käytännössä ilmoitetaan?

Liittymisen yhteydessä ilmoitetaan arvio puitejärjestelyn perusteella tehtävien hankintojen kokonaisarvosta koko tulevan sopimuskauden ajalle. Mukaan lasketaan myös puitejärjestelyn mahdollinen optiokausi.

Esimerkki:

Puitejärjestely X 2024–2026 (2027)
Esimerkkipuitejärjestelyn sopimuskausi alkaa 1.1.2024 ja päättyy 31.12.2026. Suluissa oleva vuosiluku 2027 viittaa siihen, että puitejärjestelyssä on mahdollista ottaa käyttöön yhden vuoden mittainen optiokausi. 

• Asiakkaan ennakoitu hankintojen arvo on 100 000€ vuodessa
• Arvo esimerkkinä mainitulla kahden vuoden mittaisella sopimuskaudella on siis 300 000€ + mahdollinen optio (tässä yksi vuosi) 100 000 € = 400 000€.

Miten hankinnan euromäärän voi arvioida? Kuinka tarkasti se pitää tietää, ja mistä saisimme tähän apuja? 

Arvio voi perustua esimerkiksi edellisen puitejärjestelyn hankintamääriin, joita voit tarkastella Hankintapulssissa. Arvioinnissa voi käyttää apuna myös Valtion hankintadatapalvelua tai Tutkihankintoja.fi-palvelua.

Jos arvion tekeminen osoittautuu hankalaksi tai kyseessä on teille uusi puitejärjestely, asiakkuuspäällikkömme auttavat arvion tekemisessä.

Mitä tapahtuu, jos hankintavolyymimme alittavat tai ylittävät ilmoittamamme euromäärän?

Puitejärjestelyissä sallitaan tietty epävarmuus toteutuneiden hankintojen ja niitä koskevien arvioiden välillä. Merkittävät eroavaisuudet puitejärjestelyn ilmoitetun kokonaisarvon ja toteutuneen arvon välillä voisivat johtaa siihen, että markkinaoikeus toteaisi puitejärjestelyn laajuuden ilmoitetun virheellisesti. Tämän seurauksena puitejärjestely ei välttämättä olisi asiakkaidemme käytettävissä.

Mitä hyötyä hankintojen arvon arvioinnista on?

Hankintojen arvon tarkempi ilmoittaminen on suureksi avuksi kilpailutuksiin osallistuville tarjoajille. Yksityiskohtaisemmat tiedot tulevista volyymeistä johtavat parempiin tarjouksiin ja laadukkaampaan kaupankäyntiin, koska tarjoajilla on tiedossaan paras mahdollinen arvio tulevien vuosien hankinnoista.

Arvon arviointi auttaa parantaa hankintojen suunnitelmallisuutta. Budjetointi helpottuu, ja hankintatarpeiden miettiminen ajoissa auttaa esimerkiksi omien kilpailutusten suunnittelussa.

Lue lisää hankintalaista osoitteessa finlex.fi. Hankinnan ennakoidun arvon laskemisesta kerrotaan erityisesti luvussa 4, kohdassa 27 §.