Återkommande frågor?

Anslutning

Vi vill nyttja ett ramavtal bara under en del av avtalsperioden, eftersom vi har ett eget avtal som fortfarande är i kraft. Kan vi gå med i ett ramavtal bara för en viss tid?

Det är möjligt att ansluta sig i ett ramavtal endast för ramavtalets hela giltighetsperiod, men ni är inte förpliktigade att nyttja ramavtalet under hela dess giltighetstid. Om ni är i en sådan situation att ni ämnar nyttja ramavtalet bara en del av tiden (till exempel på grund av ett eget avtal som fortfarande är i kraft), ska ni uppskatta värdet av upphandlingen som ni kommer att göra under den tid som ni nyttjar ramavtalet.

Efter anslutningen sänder vi en förfrågning om exakta volymer inom det specifika ramavtalet, och om ni ämnar nyttja ramavtalet bara under en del av giltighetstiden önskar vi att ni uppger det, till exempel bara de två sista åren av en avtalsperiod på fyra år.

Är det möjligt att utträda ur avtalet? På vilka grunder?

Det är möjligt att utträda ur avtalet i vissa situationer. Till exempel väsentliga förändringar i kundens verksamhet (till exempel en stor nedskärning i anslagen), eller om varor och tjänster inte är tillgängliga med den kvalitet som krävs i ramavtalet. Om en upphandlingsannons ännu inte publicerats, är det möjligt att utträda ur ramavtalet utan en motivering. Meddela i så fall skriftligt att ni utträder ur ramavtalet.

Kan vem som helst i en organisation ansluta den till ett ramavtal?

Varje organisation avgör vem eller vilka som kan ansluta organisationen till ett ramavtal och Hansel har inga kriterier för detta. Vi rekommenderar emellertid att organisationen har en plan för detta i god tid före utsatta datum för att gå med i ramavtal. Det är bindande att gå med i ramavtal, och ledningen för den upphandlande organisationen behöver därför ha omfattande information om vilka ramavtal organisationen gått med i och om avtalsvillkoren.

Vi är inte säkra på om vi behöver ett specifikt ramavtal eller inte. Ska vi gå med trots det?

Det lönar sig att ansluta sig fastän ni inte är helt säkra på om ni behöver upphandla inom ett specifikt ramavtal. Alla ramavtal är flexibla i viss utsträckning när det gäller att meddela upphandlingens omfattning.  Vi kan i förväg tillsammans göra en realistisk uppskattning om upphandlingens omfattning, och uppskattningen kan grundas på de föregående årens upphandlingsmängder. Om ni inte ansluter er betyder det att ni inte kan nyttja ramavtalet i fråga under avtalsperioden.

Vad händer om vi missar det utsatta datumet för att gå med? Kan vi gå med i ramavtalet i efterhand?

Tyvärr är det inte möjligt att gå med i ett ramavtal efter att en upphandlingsannons publicerats. Se till att i god tid i vår webbtjänst göra en anmälan om att gå med i ett ramavtal.

Att uppskatta volymerna

Hur meddelas upphandlingens totala värde i praktiken?

När du gått med i en upphandling på webbsidan för upphandlingen i fråga, sänder vi en förfrågan om det uppskattade totala värdet på din framtida upphandling.

Hur uppskatta upphandlingens värde i euro? Hur exakt måste man veta och vem kan hjälpa med en uppskattning? Är det bättre att överskatta eller underskatta behoven?

Uppskattningen kan baseras till exempel på upphandlingsmängderna under den föregående avtalsperioden. Som hjälp kan du använda statens tjänst för upphandlingsdata eller tjänsten Tutkihankintoja.fi.

Beräkna en uppskattning för hela den framtida avtalsperioden. I avtalsperioden ska du också inräkna en eventuell optionsperiod i ramavtalet.

Exempel:

Ramavtal: Reguljärflyg 2019-2020 (2021)

• Det uppskattade värdet på kundens upphandling är 100 000 € per år
• Värdet är under avtalsperioden 200 000 € + eventuell option (här ett år) 100 000 = 300 000 €.

Om det är svårt att göra en uppskattning eller om det är fråga om ett ramavtal som är nytt för er, hjälper våra kundchefer er att göra en uppskattning.

Vad händer om våra upphandlingsvolymer underskrider eller överskrider det meddelade eurobeloppet?

För det mesta händer inget, eftersom det är tillåtet med en viss inexakthet mellan det uppskattade upphandlingsvärdet och det verkliga upphandlingsvärdet. Väldigt stora skillnader mellan det uppskattade upphandlingsvärdet och det verkliga upphandlingsvärdet kan leda till att marknadsdomstolen anser att den meddelade omfattningen av ramavtalet är felaktig, och efter detta är ramavtalet inte längre tillgängligt för våra kunder.

Varför ska volymen uppskattas?

Att meddela värdet på upphandlingen är till stor hjälp för de anbudsgivare som deltar i en konkurrensutsättning. Exakt information om framtida volymer leder till bättre anbud och bättre kvalitet på handeln, eftersom anbudsgivarna har den bästa uppskattningen om de närmaste årens upphandling.

Denna ändring uppmuntrar våra kunder att planera sin upphandling bättre. Det blir lättare att göra upp en budget, och att i förväg fundera på upphandlingsbehoven hjälper till exempel vid planeringen av de egna konkurrensutsättningarna. 

Läs mera om upphandlingslagen på finlex.fi. Mera om beräkning av det uppskattade värdet av en upphandling i kapitel 4, punkt 27 §.