Mitt bästa tips för utveckling av upphandlingen

Hansel har erbjudit kunderna experttjänster inom utveckling av upphandlingen sedan några år. Syftet med tjänsten är att hjälpa kundorganisationerna att hantera sina upphandlingar bättre. Det ger organisationerna större produktivitet, sänkta kostnader, mindre onödigt arbete, upphandling av högklassigare produkter och tjänster, fungerande marknader och mer kunnande. Listan kan göras hur lång som helst. 

Jag får ofta frågan om vilka faktorer som oftast kräver utveckling hos kunderna. Det har alltid varit mycket svårt att svara på frågan eftersom utmaningarna i nästan alla organisationer är individuella, beroende på omvärlden och kulturen och på de människor som lever i kulturen. Jag tror ändå att de flesta svårigheterna har samma grundläggande orsaker. En av de värsta är att upphandlingsfunktionen saknar uppskattning.

Det är upphandlingsfunktionens paradox att den har till uppgift att vara en supporttjänst som gör det möjligt för organisationen att uppnå dess viktigaste mål. Samtidigt riskerar allt som ligger utanför organisationens hårda kärna att få mindre uppmärksamhet, resurser och kunnande. Det kan vara svårt att upptäcka denna brist på uppskattning, men dess konsekvenser är väldigt synliga. Upphandlingar genomförs inte målinriktat och genomförandet kan vara så splittrat att ingen har ett hum om upphandlingen som helhet eller om verksamhetsmodellerna för upphandling. Ibland saknas förmåga att ens skilja mellan upphandlingsverksamhet och det övriga arbetet. En helt decentraliserad upphandlingsfunktion där alla får klara sig bäst de kan är inte en tidsenlig lösning, åtminstone inte för en organisation som vill åstadkomma bra resultat. 

Gemensam riktning, gemensamma resultat

Hur kan man göra upphandlingsverksamheten mer uppskattad? Du ska helt enkelt besluta att du sätter större värde på upphandlingen. Om du genomför upphandlingar själv, sätt värde på ditt arbete och visa det också för andra. Berätta vilka resultat de upphandlingar som du genomför ger, hur mycket av skattebetalarnas pengar du sparar eller på vilket sätt din organisation kan ta ytterligare ett steg närmare dess strategiska mål. Kom ihåg att också sätta värde på andras arbetsinsatser och resultat.

Om du däremot har en ledande post och fattar beslut om upphandlingar, ska du göra allt du kan för att ge tillräckliga resurser och tillräckligt kunnande för genomförandet av upphandlingar.  Ge dem som gör jobbet erkänsla för goda insatser. Ställ upp realistiska mål och kommunicera om målen hela tiden, särskilt till dem som ska göra verklighet av din vision. Förstärk den gemensamma inriktningen. Sträva efter att skapa en diskuterande atmosfär där alla är öppna för olika genomförandealternativ, metoder och slutresultat. Ge innovationer en möjlighet.

Det är inte svårt att sätta upphandlingsfunktionen i skick. Det är också tillåtet att be om hjälp.