DPS:n osallistumishakemus ei ole läpihuutojuttu – lue käsittelijöiden parhaat vinkit

Oletko DPS-osallistumishakemusta lähettäessäsi miettinyt, millainen hakemuksen käsittelyprosessi käytännössä on? Hankintavaiheessa hakemuksen käsittelystä vastaamme pääosin me kolme hankintakoordinaattoria, Joona, Juulia ja Meri. Kerromme nyt hakemuksen käsittelyprosessin toimittajan hakemuksen saapumisesta siihen, kun sopimus dynaamiseen hankintajärjestelmään osallistumisesta on allekirjoitettu. Aina uuden hakemuksen saapuessa saamme kilpailutusjärjestelmästä ilmoituksen sähköpostiimme. Sopimuksen matka Hanselissa alkaa sen ja sen liitteiden tallentamisella työtilaamme.

Huolellinen hakija pääsee nopeasti mukaan. Vältä selvityspyynnöt!

Ensimmäiseksi käynnistämme kilpailutusjärjestelmässä ehdokkaan viranomaistietojen haun. Tiedot tulevat Verohallinnon Harmaan talouden selvitysyksiköstä joidenkin tuntien sisällä haun käynnistämisestä. Viranomaistiedoista näemme esimerkiksi, onko ehdokkaalla verovelkaa. Lisäksi selviää se, löytyykö ehdokkaalta voimassa oleva työeläkevakuutus ja onko liikevaihto riittävä kyseisen DPS:n vaatimuksiin nähden. Jos jossain kohdassa on puutteita, valmistelemme selvityspyynnön, jossa ehdokkaalta pyydetään asiasta lisäselvitystä.

Seuraavaksi pyydämme Suomen Asiakastieto Oy:n raportin, josta tarkastamme ehdokkaan riskiluokituksen. Kaikilta ehdokkailta edellytetään tiettyä riskiluokitusta.

Tämän jälkeen siirrymme itse hakemuksen ja sen liitteiden tarkastukseen. Käymme läpi osallistumishakemuksen, josta suuren osan muodostaa ESPD-lomake. ESPD-lomakkeelta katsomme, että kaikkiin kohtiin on vastattu vaaditulla tavalla ja varmistamme vaatimusten täyttymisen. Tarkastamme myös, että liitteet on täytetty ohjeiden ja vaatimusten mukaisesti. Osallistumishakemuksen tarkastamiseen osallistuu myös kyseisestä DPS:stä vastaava kategoriapäällikkö, jolla on toimialan  substanssiosaaminen. Jos puutteita havaitaan, laadimme täsmennys-, täydennys- tai selvityspyynnön.

Tietyissä DPS:issä ehdokkaalta vaaditaan myös vastuuvakuutus. Vastuuvakuutustodistusten tarkastukseen osallistuu usein lakimies. Ja jälleen – jos puutteita havaitaan, valmistelemme selvityspyynnön.

Selvityspyyntöjen laatiminen on DPS:ssä hyvin yleistä. Liitteitä hakemuksen yhteyteen tallennettaessa olisikin tärkeä vielä tarkastaa, että ne on täytetty ohjeiden mukaisesti ja että sisältö on DPS:n vaatimusten mukainen – näin sujuvoituu molempien osapuolten työ.

Jos kyseisessä DPS:ssä tarkastetaan yrityksen tilaajavastuutiedot, tarkastamme ne Vastuu Groupin Luotettava Kumppani -palvelun raportista. Jos ehdokas ei ole Luotettava Kumppani -palvelussa, pyydämme tarvittavat todistukset ehdokkaalta sähköpostitse.

Rikosrekisteriotteet kannattaa hankkia etunojassa

Kun kaikki edellä mainitut osa-alueet ovat kunnossa, pyydämme ehdokasta toimittamaan yritystä sekä sen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäseniä ja edustus-, päätös- ja valvontavaltaa käyttäviä henkilöitä koskevat rikosrekisteriotteet tarkastusta varten. Otteet voi toimittaa paikan päälle Hanseliin (joko henkilökohtaisesti tai postitse) tai sopia kanssamme esittelyn Teams-palaverissa. Teams-mahdollisuuden olemme ottaneet käyttöön korona-aikana. Otteiden tarkastus vie harvoin 15 minuuttia enempää, mutta kokonaisuudessaan rikosrekisteriotteiden tarkastusvaihe on yleensä käsittelyssä eniten aikaa vievä vaihe, koska rikosrekisteriotteita joudutaan usein odottelemaan. Prosessi nopeutuu merkittävästi, jos ehdokkaalla on tarvittavat otteet hallussaan jo hakemusta jättäessään.

”Otteiden tarkastus vie harvoin 15 minuuttia enempää, mutta kokonaisuudessaan rikosrekisteriotteiden tarkastusvaihe on yleensä käsittelyssä eniten aikaa vievä vaihe.”

Jos käsittelyprosessin missä tahansa vaiheessa todetaan, että ehdokasta koskee jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste – esimerkiksi merkintä rikosrekisterissä tai ehdokas ei täytä kyseessä olevassa DPS:ssä asetettuja soveltuvuusvaatimuksia referenssitoimeksiantojen riittämättömän määrän vuoksi – valmistellaan ehdokkaan hakemuksen hylkäävä päätös. Hylkäämispäätös lähetetään allekirjoitettuna ehdokkaalle kilpailutusjärjestelmän kautta. Päätös ei estä ehdokasta hakemasta dynaamiseen hankintajärjestelmään uudelleen, kun vaaditut asiat ovat kunnossa.

Nimet sopimukseen ja tarjouspyyntöjä odottamaan

Kun rikosrekisteriotteetkin on tarkastettu hyväksytysti, valmistelemme ehdokkaalle sopimuksen dynaamiseen hankintajärjestelmään osallistumisesta. Sopimus valmistellaan Cloudia-sopimusjärjestelmässä. Järjestelmään on tallennettu kunkin DPS:n sopimuksen/sopimusten mallipohja(t), joiden perusteella uusien sopimusten luominen on melko vaivatonta. Lakimies tarkastaa sopimuksen ennen lähetystä, ja sitten käynnistämme allekirjoitusprosessin.

Allekirjoitusprosessista tulee kaikille sopimuksen allekirjoittajille sähköpostilla kutsuviesti sähköiseen allekirjoitukseen. Jos allekirjoittajien tiedot on annettu meille oikein, eikä tekniikka temppuile, etenee allekirjoitusjuna allekirjoittajalta toiselle hyvinkin nopeasti.

Allekirjoitusprosessin valmistuttua lähetämme ehdokkaalle hyväksymispäätösviestin kilpailutusjärjestelmästä. Samalla teemme toiminnanohjausjärjestelmäämme diaarimerkinnän päätöksen lähettämisestä. Samaan järjestelmään lisäämme myös uutta toimittajaa ja sopimusta koskevat tiedot, jotta uuden toimittajan tiedot ja sopimusyhteyshenkilöt näkyvät verkkopalvelussamme oikein. Lopuksi arkistoimme sopimuksen liitteineen arkistointipalveluun.

Kun kaikki on sopimukseen asti kunnossa, on meillä ilo toivottaa hakija tervetulleeksi sopimustoimittajaksemme. Asiakkaidemme tarjouspyynnöt tavoittavat kilpailutusjärjestelmässä kaikki kyseisen DPS:n sopimustoimittajat. On hienoa, että saamme tarjota tuotteita ja palveluita asiakkaillemme yhdessä jo lähes 700 sopimustoimittajan kanssa! Ja osallistumishakemus osallistumishakemukselta tämä määrä kasvaa.

Joona Vainisto ja Juulia Leinonen ovat Hanselin kategoriakoordinaattoreita. Juulian koordinoiva rooli näkyy myös vapaa-ajalla, sillä hän rakastaa matkojen suunnittelua niin vaellusreiteille kuin kaupunkilomillekin ympäri Eurooppaa. Lapsesta asti kannelta soittanut Juulia haaveilee suomenlapinkoiran hankinnasta mökkeilykaveriksi.