Beräkningar visar: det är möjligt att spara i offentlig upphandling

MEDDELANDE I regeringsprogrammet bestäms att kommuner och välfärdsområden i större utsträckning ska uppmuntras utnyttja gemensam upphandling mer än hittills. Beräkningar som Hansels analytiker har genomfört visar att det lönar sig att centralisera upphandlingen när målet är att spara offentliga medel. Gemensamma upphandlingar blir cirka 16 procent billigare än upphandlingar som genomförs av enskilda upphandlande myndigheter själva. 

I beräkningarna beaktas priset på varorna och tjänsterna och den tid som lagts ned på att upphandla och förvalta avtalet under avtalsperioden, de så kallade processkostnaderna. Enligt beräkningarna sparade upphandlande enheter som använder gemensam upphandling under 2024 totalt cirka 284 miljoner euro i priser och cirka 39 miljoner euro i processkostnader.

Jämförelsen omfattade alla 197 gemensamma upphandlingar som Hansel erbjöd den finska offentliga förvaltningen förra året i fjorton olika kategorier. Kategorierna

• Experttjänster
• Programvara
• Energi
• Ekonomi- och finansieringstjänster
• Personal och företagshälsovård
• Fordons- och logistiktjänster
• IT-utrustning
• Livsmedel och restaurangtjänster
• Möbler och kontorstjänster
• Rese- och konferenstjänster
• Renhållningstjänster och tillbehör
• Maskinsalstjänster- och utrustning
• Datatrafik
• Säkerhetsteknik och säkerhetstjänster

Utredningen visade att de uppnådda besparingarna är av samma storleksordning oavsett om den gemensamma upphandlingsmetoden är ett ramavtal eller ett dynamiskt inköpssystem (DPS). En avtalsleverantör eller leverantörer väljs genom konkurrensutsättning för ramavtalet för hela avtalsperioden. Leverantörer av varor och tjänster som uppfyller lämplighetskraven för det dynamiska inköpssystemet är kvalificerade under hela DPS-perioden. 

Konkurrens fungerar i offentlig upphandling

Vissa ramavtal har en enda avtalsleverantör som alla inköp genomförs hos, medan andra bestämmer vilken avtalsleverantör som kunden ska använda sig av med hjälp av ett rangordningssystem. Dessutom använder vissa ramavtal och alla dynamiska inköpssystem intern konkurrensutsättning, där kunden skickar sin anbudsbegäran till avtalsleverantörerna som deltar i den gemensamma upphandlingen och väljer sin egen leverantör i poolen genom konkurrensutsättning. 

Som väntat är besparingarna något högre för modellen med en enda leverantör än för de andra två, men alla modeller uppnår genomsnittliga prisbesparingar på 13–15 procent och totala besparingar på 15–17,5 procent. De uppnådda besparingarna varierar mellan olika produkt- och tjänstekategorier. De största besparingarna under 2024 genererades av dessa gemensamma inköp: livsmedel (68 M€), IT-konsultering (53 M€), teleoperatörstjänster/tallösningar (40 M€), bilar med tjänster (13 M€) och företagshälsovård (10 M€). 

I förberedelserna av en gemensam upphandling beaktas alltid konkurrensaspekterna och en fungerande marknad. År 2024 var antalet avtalsleverantörer 1110, av dem var 61 procent små och medelstora företag. I genomsnitt fick vi åtta anbud i Hansels ramavtalsupphandlingar och fyra anbud i kundupphandlingar inom Hansels gemensamma upphandling. Det här är mer än vid offentliga upphandlingar i allmänhet. 

Mer information:
Juho Pursimo, enhetschef, juho.pursimo@hansel.fi, tfn 029 444 4272

I besparingsberäkningarna har priserna som lämnats i ramavtalsupphandlingarna och priserna som kunderna gett i gemensamma upphandlingar jämförts med de uppskattade priser som enskilda upphandlande enheter skulle ha fått i sina egna upphandlingar. I beräkningen av processbesparingar tas hänsyn till vad som upphandlats, upphandlingens komplexitet, de beräknade arbetstiden och genomsnittslöner för olika yrkesgrupper.

Beräkningarna har gjorts så tillförlitligt som möjligt, men det finns osäkerhetsfaktorer eftersom de använda uppgifterna delvis bygger på antaganden och en komplex modell. Utredningen som genomfördes i Finland baseras på en beräkningsmodell som utvecklats av den danska gemensamma upphandlingsenheten SKI.