Huolella hallittu sopimus auttaa saavuttamaan tavoitteet

Kilpailutus ohi ja sopimuksessa nimet alla! Mitäs seuraavaksi?

Hankinnan vauhdikkain vaihe on ohi, kun tarjoukset on avattu ja vertailtu ja kilpailutuksen lopputulos on selvillä. Tarina ei kuitenkaan pääty tähän, vaan kilpailutuksen onnistumisen lisäksi myös sopimushallinta vaatii usein huomiota, jotta hankinnalle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen voidaan varmistaa.

Huolellinen suunnittelu on kaiken perusta 

Onnistuneen sopimuskauden perusta on valettu huolellisella suunnittelulla. Jo ennen tarjouspyynnön julkaisua on pohdittu sitä, mitä toimittajalta sopimuskaudella vaaditaan ja millaista yhteistyötä toimittajan kanssa tullaan tekemään. Nämä odotukset on kirjoitettu auki konkreettisina vaatimuksina ja sopimusehtoina, joiden mukaan sopimuskaudella sitten eletään. Valmisteluvaiheeseen tuleekin kiinnittää erityistä huomiota, koska puutteita on vaikeaa, joskus jopa mahdotonta, myöhemmin korjata. Sitovaa tarjousta antaessaan toimittaja on ottanut huomioon sille asetetut velvollisuudet, jolloin uusien vaatimusten ja velvollisuuksien asettaminen sopimuskaudella ei ole asianmukaista. Hankintalakikin sallii sopimusmuutosten tekemisen ainoastaan hyvin rajatusti. Selkeys on sopimuksessa valttia, koska useimpia sopimuksia hyödyntävät muutkin kuin sopimusjuristit.

Ei munkkilatinaa, vaan yhteinen ymmärrys 

Sopimushallinnan tarpeet riippuvat sopimuksen laajuudesta ja monimutkaisuudesta. Sopimuksen toteutumista kuitenkin seurataan ja valvotaan aina jollain tapaa. Laajemman hankintasopimuksen alkaessa toimittajayhteistyö voi käynnistyä toimittajan kanssa yhteisellä aloituskokouksella, jossa käydään läpi yhteistyön sisältöä ja toimintatapoja valitun toimittajan kanssa. Tässä vaiheessa toimittaja on mahdollista ohjata heti alusta tekemään asioita toivotulla tavalla ja samalla ehkäistään esim. riskiä, että toimittaja ei olisi ymmärtänyt jotain sopimusehtoa. Vaikka toimittaja onkin tarjousta antaessaan sitoutunut sopimusehtoihin sellaisinaan, on syytä varmistaa, että sopijapuolilla on yhteinen käsitys sopimuksen sisällöstä ja tavoitteista. On hyvin mahdollista, että joku sopimusehto on ollut toimittajalle ”munkkilatinaa” tai että laajoissa sopimuskokonaisuuksissa jokin sopimuksen olennainen kohta on jäänyt ymmärtämättä tai jopa huomaamatta. 

On syytä varmistaa, että sopijapuolilla on yhteinen käsitys sopimuksen sisällöstä ja tavoitteista.

Jos sopimusta käyttää useampi henkilö organisaatiossa, sopimus voi olla syytä lanseerata myös sitä arjessa hyödyntäville, jotta myös kaikki sopimuksen mukaisia tuotteita tai palveluita käyttävät tahot osaavat hyödyntää sopimusta sääntöjä noudattaen ja tehokkaasti. Tuntevatko sopimusta käyttävät tilaajat sopimuksen sisällön ja ymmärtävätkö he sopimusehdoista tulevat oikeutensa (ja velvollisuutensa)? Tietävätkö he, millaisia vasteaikoja tai millaista laatua voidaan sopimuksen perusteella odottaa? Jos eivät, ei sopimus välttämättä sopimuskaudella toteudu siten kuin on kilpailuttaessa ajateltu.

Valvonnan monet keinot

Vaikka toimittajayhteistyössä voi olla reilu ja ystävällinen, on silti syytä vaatia sitä laatua ja niillä ehdoilla kuin sopimuksessa on sovittu. Luottamus hyvä, kontrolli parempi. Sopimuskaudella hankintayksikkö valvoo, että saatu palvelu tai toimitetut tuotteet täyttävät kilpailutuksessa asetetut vaatimukset. Hyvässä hankinnassa on etukäteen mietitty, kuinka sopimusta tullaan seuraamaan. Sopimuksessa voidaan vaatia toimittajalta vaikkapa raportointia laskutuksesta, palvelutasosta tai taloudelliseen ja/tai sosiaaliseen vastuullisuuteen liittyvistä kysymyksistä. Raporteista ei tietenkään ole hyötyä, jos ne vain arkistoidaan ö-mappiin niihin tutustumatta. On tärkeä seurata, toteutuuko sopimus siten, kuin on tarkoitettu (ja jos ei toteudu, pohtia mistä se voi johtua). 

Hyvä sopimus tarjoaa myös työkaluja laadun ja yhteistyön ylläpitämiseen. Keinovalikoimaan voi kuulua ”keppiä ja porkkanaa”, kuten esimerkiksi viivästys- tai sopimussakot tai mitattavissa olevien kriteerien perusteella maksettavat bonukset. Sanktioilla varmistetaan, että sopimuksessa vaadittu taso täyttyy. Laadun kannalta positiivisilla kannustimilla voi olla joskus suurempikin merkitys; niillä voidaan rohkaista ylittämään sopimuksen velvoittama minimitaso ja kannustaa toimittajaa parempaan yhteistyöhön. Sopimuksesta löytyvät työkalut menettävät kuitenkin merkitystään, jos joku ei ole vastuussa sopimuksen mittareiden seurannasta ja tarvittavista toimenpiteistä. Kuka sopimuksen seurannasta ja valvonnasta vastaa, onko siihen toimivat työvälineet ja onko sopimushallintaan resursoitu aikaa? Kuinka toimitaan esimerkiksi reklamaatiotilanteessa? 

Sopimuksen toimivuuden varmistaminen voi vaatia aktiivisuutta myös tilaajilta. Harmillisinta on, jos pitkän sopimuskauden puutteet jäävät käytäväkeskusteluihin, eikä toimittaja koskaan kuule palautetta tai saa aiheellisia reklamaatioita. Ei kannata olla liian varovainen, vaan ottaa asiat puheeksi toimittajan kanssa jo ennen kuin kuppi on menossa nurin. Monesti yhteistyön haasteisiin on löydettävissä ratkaisu, ja esimerkiksi Hanselin yhteishankinnoissa olemme asiakkaan tukena tällaisissa tilanteissa. 

Harmillisinta on, jos pitkän sopimuskauden puutteet jäävät käytäväkeskusteluihin, eikä toimittaja koskaan kuule palautetta tai saa aiheellisia reklamaatioita.

Pistä tieto talteen

Sopimushallinnan kautta kertyy myös seuraavaa kilpailutuskierrosta varten tarpeellista tietoa esimerkiksi volyymeistä, kokemusta sopimusehtojen toimivuudesta, ja toimimattomuudesta, sekä ajatuksia uusista yhteistyömuodoista. Tällainen tieto voidaan ottaa huomioon seuraavan hankinnan valmistelussa – kunhan tieto on tallessa. 

Älä siis anna sopimuksen pölyttyä arkistossa! Aktiivisuus sopimuskaudella palkitaan parempana laatuna ja sujuvampana yhteistyönä tällä ja ehkäpä seuraavallakin sopimuskaudella. 

Haluatko tietää lisää sopimushallinnasta? Kirjaudu sisään verkkopalveluumme ja katso tallenne webinaaristamme, jossa kehityspäällikkömme Anne Sores kertoo tarkemmin sopimushallinnan hyvistä käytännöistä!