Markkinavuoropuhelu on vapaaehtoista, mutta kannattako sitä jättää väliin? 

Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Hankintayksiköissä voidaan puhua markkinavuoropuhelun lisäksi myös virallisemmin ”teknisestä vuoropuhelusta” tai laajemmin markkinakartoituksesta. Yhtä kaikki kyseessä on vapaaehtoinen hankinnan valmisteluun liittyvä vaihe, jonka sisältöä ei ole hankintalaissa tarkasti saneltu. Markkinavuoropuhelu ei ole pakollinen osa hankintaa, mutta se on ehkä tärkein yksittäinen askel kohti hankinnan onnistumista. Vähänkin monimutkaisemmassa hankinnassa en itse rohkenisi jättää käyttämättä tätä ”oljenkortta”!

Markkinavuoropuhelun tavoitteena on, että valmistelussa olevasta hankinnasta onnistutaan tekemään kaikkien osapuolten tarpeita mahdollisimman hyvin palveleva. Riittävä tieto markkinoiden tarjonnasta ja toimijoista on tärkeää, jotta hankinta voi onnistua tavoitteissaan parhaalla mahdollisella tavalla. Yksi tapa kerätä tätä tietoa on käydä hankinnan valmisteluvaiheessa markkinavuoropuhelua potentiaalisten tarjoajien kanssa. Markkinavuoropuhelussa voi selvittää, ovatko hankinnan alustavat suunnitelmat toteutuskelpoisia toimittajan kannalta. On hyödyllistä kuunnella potentiaalisten tarjoajien näkemyksiä siitä, minkälaisia ominaisuuksia tuotteessa tai palvelussa on tarjolla, mitkä asiat vaikuttavat saatavuuteen tai millaiset sopimusehdot tai hinnoittelumallit ovat toimialalla tarkoituksenmukaisia. 

Osaanko toteuttaa markkinavuoropuhelun?

Markkinavuoropuheluissa tyyli on vapaa, ainakin jos sitä vertaa varsinaisen hankintamenettelyn tarkasti kontrolloituun taiteenlajiin. Avoimuuden, syrjimättömyyden ja tasapuolisuuden periaatteet on toki kuitenkin syytä muistaa. 

Joskus markkinavuoropuheluun kuuluu yhteinen infotilaisuus, jossa hankintayksikkö kertoo tulevasta hankinnasta. Jos toimittajakunta on rajallinen, voi potentiaalisia toimittajia tavata myös erikseen. Tärkeintä on vain huolehtia siitä, että kaikki toimittajat saavat samat tiedot valmisteilla olevasta hankinnasta ja samat hankinta-asiakirjojen kommentointimahdollisuudet. Hankintayksikön toiminnan tulee olla avointa ja läpinäkyvää. 

Kenties helpoin tapa käydä markkinavuoropuhelua on esittää mukaan ilmoittautuneille toimittajille suoria kirjallisia kysymyksiä tietyistä hankinnan toteutuksen kannalta keskeisistä asioista tai pyytää kommentteja alustaviin hankinta-asiakirjoihin tai muuhun materiaaliin. Tällaisena markkinavuoropuhelu on helppo käydä varsin kevyesti ja vikkelästi!

Miksi kuunnella tarjoajia, jos kerran ei ole pakko?

Markkinavuoropuhelussa hankintayksikkö voi tiedottaa tulevista suunnitelmistaan markkinoille ja sitä kautta innostaa toimittajia osallistumaan tarjouskilpailuun. Riittävä tarjousten määrä takaa aidon kilpailun ja sitä kautta edistää parhaan mahdollisen lopputuleman saavuttamista. 

Markkinavuoropuhelu on hyödyksi etenkin, jos tarkoituksena on kokeilla jotain uutta, kuten totutusta poikkeavaa hankintamenettelyä, uudenlaisia valintakriteerejä tai muuttuneita sopimusehtoja.

Samankaltaisten hankintojen toistuessa tulee helposti kopioitua elementtejä aiemmin toteutetuista onnistuneiksi koetuista hankinnoista. Usein olisi kuitenkin hyvä tarkastella aiempia hankintoja kriittisesti ja lähteä liikkeelle ”puhtaalta pöydältä”. Markkinavuoropuhelu on tällöin hyödyksi etenkin, jos tarkoituksena on kokeilla jotain uutta, kuten totutusta poikkeavaa hankintamenettelyä, uudenlaisia valintakriteerejä tai muuttuneita sopimusehtoja. Markkinavuoropuhelussa saatava tieto voi lisätä rohkeutta kokeilla jotain luovaa - uskallanko jopa sanoa innovatiivista - ratkaisua, joka saattaakin osoittautua perinteisen tutun ja turvallisen kaavan toistamista toimivammaksi valinnaksi!

Julkisiin hankintoihin tarjoaminen on taitolaji. Jos julkisen hankinnan käytännöt eivät ole tuttuja, tuhti asiakirjapaketti täynnä juridisia sudenkuoppia ei välttämättä aukene tarjoajalle siten kuin hankintayksikkö on toivonut. Molemmille osapuolille harmillisinta on, jos väärinkäsitys johtaa tarpeettomasti virheeseen tarjouksen tekemisessä. Markkinavuoropuhelun tuloksena tarjouspyynnön selkeys ja ymmärrettävyys voivat viilautua, jolloin saadut tarjouksetkin ovat laadukkaampia ja virheettömämpiä. Parhaimmillaan markkinavuoropuhelu edistää vilkkaan ja tasokkaan kilpailun aikaansaamista.

Useimmiten potentiaaliset tarjoajat ovat ilahtuneita mahdollisuudesta ottaa etukäteen kantaa hankintaan, etenkin kun julkisissa hankinnoissa tarjouspyynnön julkaisun jälkeen kaikki vuorovaikutteisuus on kovin jyrkästi rajattua. Se että markkinoiden toimijoiden näkemyksiä on kuultu (ja vieläpä aidosti kuunneltu!) hankinnan valmisteluvaiheessa, voi kenties auttaa toimittajaa myös hyväksymään itselleen epäsuotuisan lopputuloksen kilpailutuksessa.

Hankinnan suunnittelu kannattaa aloittaa riittävän ajoissa, jottei tule kiireen vuoksi hosuttua. Kiireisellä kilpailuttajalla voi olla huolena, että markkinavuoropuheluun ei riitä aikaa. Enemmän kallista peliaikaa menee kuitenkin hukkaan silloin, jos tarjousaikana tuleekin esiin muutostarve, joka olisi liian suuri korjattavaksi ilman koko hankinnan keskeyttämistä. Vieläkin ankarammin hätähousua voi harmittaa, jos tarjousajan päätteeksi todetaan, ettei tarjouspyyntöön saatukaan yhtään vaatimukset täyttävää tarjousta. Kummassakin tapauksessa ”paluu lähtöruutuun” olisi saattanut olla ehkäistävissä markkinavuoropuhelulla. 

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, ja potentiaalisten tarjoajien osallistaminen hankinnan valmisteluvaiheessa on usein tärkeä osa tuloksekasta ja myös sopimuskaudella toimivaa hankintaa. Jos hankinnan onnistuminen on sinulle tärkeää, uskallatko jättää markkinavuoropuhelun tekemättä?