Eduskunnan kanslia: Hankintojen kehittämisestä innostuttiin laajalla joukolla

hansel-asiakascase-eduskunta-s.jpgHankinta-asiantuntija Eero Pitkänen, hallintolakimies Anri Rantala ja hankinta-asiantuntija Heli Härkönen työskentelevät Eduskunnan kansliassa.

KEINO-akatemiassa hankintayksiköt opiskelevat yhdessä, miten julkisia hankintoja kannattaisi johtaa, jotta ne olisivat entistä vaikuttavampia. Opiskelun ja keskustelujen lomassa eduskunnan kanslian palvelukeskuksen hankintapalvelut innostui hankintatoimen kehittämisestä puolitoista vuotta sitten. Sen jälkeen asiassa on otettu aimo harppauksia eteenpäin.

”Liikkeelle lähdimme sähköisten työkalujen, Hankintatutkan ja Hankintapulssin, avulla. Ne kertoivat meille hankintatoimemme ja hankintojemme lähtötasosta”, muistelee hallintolakimies Anri Rantala eduskunnan kansliasta.

Hankintatutka on väline hankintatoimen kypsyysasteen arviointiin ja Hankintapulssi puolestaan tuo näkyviin tietoa tehdyistä hankinnoista. Näiden avulla saa jo alustavaa kokonaiskuvaa hankintojen johtamisen tilasta.

”Meidän KEINO-akatemiaan osallistuneen hankintatiimin kehitysinto ja ideat huomattiin myös omassa organisaatiossamme, ja eduskunnan pääsihteeri asetti helmikuussa 2021 hankintatoimen kehittämisprojektin”, Rantala kertaa liikkeellelähtöä. Hanselin projektipäällikkö Tuula Risikko ja kehityspäällikkö Ville Hietanen tulivat projektiin mukaan tekemään syvällisempää nykytilan kartoitusta, jonka pohjalta he antoivat myös kehitysehdotuksia.

Haastatteluilla kerättiin kehitysideoita

Eduskunnan kanslian väki pääsi laajasti mukaan hankintatoimen kehittämisprojektiin. Tietoa hankintojen tilanteesta ja valmistelijoiden niitä koskevista ajatuksista kerättiin 47 haastattelussa. Näistä osa toteutettiin ryhmäkeskusteluina ja osa yksilöhaastatteluina. Perusteellisella kartoituksella saatiin esiin mielipiteitä ja ideoita ja haettiin yhteistä suuntaa kehittämiselle.

Huhti-kesäkuussa toteutetun, reipastempoisen projektin tuloksena syntyi 26-sivuinen loppuraportti, jonka päälle eduskunnan oma porukka vielä kokosi mittavan määrän liitteitä, kuten Hankintatutkan ja Hankintapulssin esiin tuomia tuloksia.

”Olimme todella yllättyneitä siitä, kuinka nopeasti yhdessä saatiin niin paljon aikaan. Saimme lähes 40 konkreettista kehitysehdotusta, jotka hanselilaiset myös esittelivät meillä projektin ohjausryhmälle”, Rantala kuvailee etenemistä.

Kehitysehdotuksia syntyi siis paljon, ja seuraavaksi oli edessä niiden priorisoiminen.

Strategiset tavoitteet auttavat hankintojen johtajaa

”Osa ehdotuksista oli helppo viedä käytäntöön heti, osa vaatii pidempää aikaa. Eräät ehdotukset johtivat myös kanslian hankintatoimen uudenlaiseen organisoimiseen”, Rantala kuvailee.

Strategisten tavoitteiden määrittelyn avuksi eduskunnan kansliassa otettiin käyttöön myös sähköisten työkalujen perheen kolmas jäsen, Hankintaluotsi. ”Hankintaluotsi pohjautuu kansalliseen hankintastrategiaan ja se antoi hyvät eväät oman hankintastrategian laatimiseen. Työkalussa pääsimme laajalla joukolla arvioimaan sitä, mitkä tavoitteet ovat juuri meidän hankintatoimemme kannalta ne keskeisimmät”, Rantala kertoo.

Tältä erää hankintatoimen projekti huipentui siihen, että kansliatoimikunta hyväksyi helmikuussa 2022 eduskunnan kanslialle uuden hankintastrategian vuosille 2022–2025 ja samalla kanslian hankintasääntö päivitettiin ja uudistettiin. Seuraavana on vuorossa hankintastrategian toimeenpano kanslian eri osastoilla ja sitä kautta kansliassa jatketaan hankintatoimen systemaattista ja määrätietoista kehittämistä.

”Iso laiva kääntyy hitaasti mutta varmasti”, Rantala summaa.