Oulun yliopistokonserni: Suojavarusteiden kilpailuttaminen DPS:llä järkeisti hankintoja ja laski hintoja

Hankinta-asiantuntija Sari Maunu on tyytyväinen suojavarusteiden kilpailutuksen lopputulokseen

Oulun yliopistokonsernilla oli tarve kilpailuttaa suojavarusteiden hankinta. Menetelmäksi valikoitui Hanselin Suojavarusteiden DPS. Saavutetut kustannussäästöt ylittivät odotukset, ja samalla saatiin parannettua niin tilausprosessia, logistiikkaa kuin raportointiakin.

Oulun yliopistokonsernissa (Oulun yliopisto ja Oulun Ammattikorkeakoulu Oy) tehdään tutkimusta useassa eri tutkimusyksikössä. Aiemmin kukin yksikkö hankki tarvitsemansa suojavarusteet itse. Toimittajia oli useita ja logistiikkarumba sen mukainen. Uuden kilpailutuksen tavoitteeksi asetettiin suojavarusteiden hankinnan järkeistäminen, hiilijalanjäljen pienentäminen ja raportoinnin parantaminen. 

Hankinta-asiantuntija Sari Maunu seuraa Hanselin yhteishankintoja tiiviisti, ja sieltä silmiin osui Suojavarusteiden dynaaminen hankintajärjestelmä eli DPS. DPS:ssä toimittajavalinta tehdään minikilpailutuksella, mukana olevien toimittajien kesken ja Hanselin malliasiakirjojen avulla. Malliasiakirjoissa moni asia oli otettu jo valmiiksi huomioon, ja kategoriapäällikkö Kirsi Kujanpää toimi oivana tukena koko kilpailutusprojektin ajan. 

"Säädellyllä alalla on paljon standardeja. Koska en ole substanssin asiantuntija, minulta olisi mennyt standardien läpikäyntiin ikuisuus. Hanselin malliasiakirjoissa oli jo valmiina viittaukset oikeisiin standardeihin, mikä säästi minulta valtavasti aikaa, enkä joutunut vaivaamaan asialla myöskään kiireisiä tutkijakollegoitani", Maunu kiittelee. 

Tarjouspyynnön maksuton kommentointi kannattaa hyödyntää 

Kilpailutusprojekti lähti käyntiin tiedonkeruulla. Koska toimittajia oli paljon ja tieto hajallaan, oli tarvittavan tiedon yhteen vetäminen iso ponnistus. Kilpailutus jaettiin seitsemään eri osa-alueeseen, ja ennen varsinaisen tarjouspyynnön julkaisua käytiin markkinavuoropuhelua alan yritysten kanssa. 

"Markkinavuoropuhelu on yrityksille hyvä paikka kommentoida, jos suunnitellussa tarjouspyynnössä on jotain korjattavaa. Me emme esimerkiksi saaneet yhteen osa-alueeseen lainkaan tarjouksia. Tiedän toki nyt jälkikäteen, missä meni vikaan. Jos olisin saanut kommentin jo markkinavuoropuheluvaiheessa, olisin ehtinyt korjata tilanteen ennen tarjouspyynnön julkaisua", Maunu kertoo. 

Esivalmisteluiden ansiosta itse tarjouspyynnön ja sen liitteiden täyttäminen sujui hyvin. Tarjouspyyntöasiakirjat kävivät kommenttikierroksella myös Hanselin Hankintojen tuki -tiimillä, ja kommenttien perusteella tehtiin viimeiset viilaukset. Maksutonta kommentointipalvelua voivat hyödyntää kaikki Hanselin DPS:iä käyttävät asiakkaat. 

Kilpailuttaminen kannatti 

Kilpailutuksen lopputuloksena Oulun yliopistokonsernilla on kaksi suojavarusteiden toimittajaa, yhtenäinen tilauskäytäntö, toimivat verkkokaupat, sujuvat logistiikkajärjestelyt ja informatiivinen vuosiraportointi. Tavoitteet siis saavutettiin, myös ympäristöystävällisyyden ja säästöjen osalta. 

"Kustannussäästöjä tuli yllättävänkin paljon, kertakäyttökäsineissä jopa 40–70 % verran. Toimituksia on keskitetty, ajoreitit suunnitellaan taloudellisesti ja kuljetuksissa käytetään biopohjaisia polttoaineita", Maunu tiivistää. 

Oulussa valittiin pisin mahdollinen sopimusaika, ja nykyiset sopimukset ovat voimassa kevääseen 2028 asti. Maunu iloitsee pitkän sopimuskauden tuomasta rauhasta. 

"Kilpailuttaminen vie aina aikaa, mutta nyt sitä ei suojavarusteiden osalta tarvitse hetkeen tehdä. Ja sitten kun tarvitsee, meillä on kaikki data käytettävissämme verkkokaupan ja parantuneiden tilauskäytäntöjen ansiosta. Pohjatyö on siis tulevaisuudessa huomattavasti helpompaa", Maunu iloitsee. 

Kun suojavarusteiden hankinnat saatiin onnistuneesti maaliin, oli hyvä siirtyä laboratoriotuotteiden kilpailuttamisen pariin. Myös niiden kilpailuttamisessa Oulun yliopistokonserni päätti luottaa Hanselin DPS:ään. 

Oulun yliopisto on kansainvälisesti toimiva tiedeyliopisto, joka tuottaa uutta tieteellistä tietoa ja siihen perustuvia ratkaisuja sekä kouluttaa tulevaisuuden suunnannäyttäjiä. Vuonna 1958 perustettu Oulun yliopisto on yksi Suomen monitieteisimpiä ja suurimpia yliopistoja. Lue lisää Oulun yliopiston verkkosivuilta. 
Oulun ammattikorkeakoulu tarjoaa AMK-tutkintoon ja ylempään AMK-tutkintoon (YAMK) johtavaa koulutusta, avointa ammattikorkeakouluopetusta sekä erikoistumis- ja täydennyskoulutusta. Lisäksi Oamkissa on ammatillinen opettajankoulutus. Opetuksen lisäksi toinen ammattikorkeakoulun perustehtävä on tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotyö. Lue lisää Oulun ammattikorkeakoulun verkkosivuilta.