Valtionhallinto ottaa parhaillaan käyttöön uutta tilaamisen ja laskujen käsittelyn tapaa, Handi-palvelua. Palvelu tuo etuja myös toimittajillemme, koska tilaamisen käytännöt yhdenmukaistuvat ja palvelujen tarjoaminen sekä laskutus helpottuvat. Handi-palvelu korvaa Rondon ja Tilhan. Handi-palvelua tuottaa Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet.

Alla kerromme sopimustoimittajillemme, mitä mahdollisuuksia Handi-palvelu avaa, ja mitä toimittajilta edellytetään laskuautomaation varmistamiseksi.

Handi-palvelua tulee käyttämään yli 60 organisaatiota

Vuoden 2019 alussa Handi-palvelua käyttää jo 19 kirjanpitoyksikköä. Kaikki valtion budjettitalouden piiriin kuuluvat virastot ja laitokset käyttävät Handi-palvelua vuoden 2020 maaliskuuhun mennessä. Kaiken kaikkiaan Handi-palvelua käyttäviä yksiköitä tulee olemaan yli 60.

Tavoitteena on lisätä tilaamisen ja laskujen käsittelyn automaatiota huomattavasti. Handi-palvelun toimittajaportaalin kautta voidaan mm. hallinnoida tuotekatalogeja, tilausvahvistuksia sekä käydä vuoropuhelua esim. tuotteiden saatavuudesta tai hinnoittelusta. Palvelun toiminnallisuuksia on kehitetty matkan varrella  käyttäjiltä saadun palautteen mukaisesti, ja parannuksia tehdään säännöllisesti.  Esimerkiksi toimittajaportaalista on tulossa uusi versio jo alkuvuodesta. 
 

 

Yhteydenotot toimittajiin

Kun Handi-palvelussa käynnistyy teitä koskeva tilaus- ja laskutustyö, saatte yhteydenoton joko Hanselilta, Palkeilta tai kirjanpitoyksiköltä itseltään.

• Saat sähköpostitse kutsun kirjautua Handi-toimittajaportaaliin.
• Palvelua käyttöönottava organisaatio kertoo oman käyttöönottoprojektinsa aikataulusta.

Toimittajarekisterin ylläpidosta vastaa Palkeet, josta saatte myös tukea käyttöönottoprojektiin. Jos kyseessä on Hanselin puitejärjestely, on myös Hansel mukana yhteydenpidossa.

Tilaaminen Handi-palvelussa

Tilaamista voidaan tehdä palvelussa usealla eri tavalla. Handi-palveluun voidaan integroida ulkoisia tuoteluetteloita (ns. punch outeja) eli rakentaa yhteys palvelun ja toimittajan verkkokaupan välille erillisen integraatioalustan kautta sekä viedä tuotekatalogeja toimittajaportaalin kautta.

Puitesopimuskohtaiset integraatiot rakennetaan yhteistyössä järjestelmätoimittajan, Palkeiden ja Hanselin sekä kyseistä integraatiota käyttävän organisaation välillä. Tuotekatalogit edellyttävät toimittajan tuotetietojen täyttämistä tuoteluettelolomakkeelle, joka löytyy Handi-palvelun toimittajaportaalista. Lomake ladataan toimittajaportaaliin, josta tilaajaorganisaatio julkaisee sen käyttöönsä palvelussa.

Laskuautomaatio Handi-palvelussa

Kun valtionhallinnon organisaatio käyttää tilaamiseen Handi-palvelua, toimittaja lisää verkkolaskulle Handi-palvelun muodostaman tilausnumeron laskun tilausnumerokenttään. Tällöin lasku kohdistuu automaattisesti tilaukseen.

Handi-palvelu mahdollistaa myös säännöllisesti toistuvien hankintojen automatisoinnin, joka toteutetaan sopimukseen perustuvan maksuerä- tai budjettiperusteisen sopimuskohdistustoiminnon avulla. Tällöin erillistä tilausta ei tarvitse tehdä, vaan toimittaja laskuttaa tilaajan kanssa kirjallisesti sovittujen sääntöjen mukaisesti. Tällaiset toistuvaislaskut kohdistetaan sopimukseen laskutietoihin lisättävän sopimustunnisteen avulla. Toimittajan tulee lisätä verkkolaskulle tämä sopimustunniste.

Sopimuskohdistustoiminta käytetään tyypillisimmin palveluiden, kuten asiantuntija- tai siivouspalveluiden yhteydessä.

Luokiteltujen tietojen käsittely

Handi-palvelu on tarkoitettu kansallisen suojaustason IV aineistojen käsittelyyn. Tiukemman suojaustason aineistojen käsittelystä tulee sopia erikseen. 

Handi-palvelun tämänhetkiset käyttäjät

Handi-palvelua käyttävät valtionhallinnon organisaatiot 1.1.2019:

• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
• Palkeet
• Verohallinto
• Rahoitusvakausvirasto
• Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea
• Väestörekisterikeskus
• Valtiokonttori
• Tilastokeskus
• Ilmatieteen laitos
• Geologian tutkimuskeskus
• Tulli
• sisäministeriö
• Maanmittauslaitos
• Rajavartiolaitos
• Rikosseuraamuslaitos
• Valtiontalouden tarkastusvirasto
• Ruokavirasto
• Traficom
• Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus.

Lisätietoa:

Handi-palvelu: https://www.palkeet.fi/asioi/handi-palvelun-toimittajille.html

Handi-ohjelma: www.handi.fi

Lisätietoa Handi-palvelun käytöstä yhteishankinnoissa: 

Sanna Viljamaa
Kehitysasiantuntija
sanna.viljamaa(at)hansel.fi