Haluatko sopimustoimittajaksi?

10 vinkkiä tarjoajille

1. Osallistu mahdolliseen markkinakartoitukseen

Ennen tarjouskilpailun julkaisemista hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen/tietopyynnön hankinnan valmistelua varten, ja antaa toimittajille tietoa tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan. Toimittajien osallistuminen markkinakartoitukseen on tärkeää, jotta hankinnasta saadaan mahdollisimman hyvin markkinoita vastaava.

2. Tutustu yhteishankinnan minikilpailutuksen tarjouspyyntöön huolella

Lue tarjouspyyntö liiteasiakirjoineen huolellisesti läpi. Kiinnitä huomiota siihen, mitä tarjouspyynnössä on asetettu vähimmäisvaatimukseksi, ja mitä tarjouskilpailussa mahdollisesti vertaillaan.

3. Esitä kysymykset tarjouspyynnöstä niille varattuna aikana

Tarjouspyynnöissä varataan toimittajille mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä tarjouspyyntömateriaaliin liittyen. Huolehdi, että esität kysymykset asetettuun määräaikaan mennessä. Hankintayksikkö vastaa kysymyksiin kaikille toimittajille samaan aikaan ja samoin tiedoin. Määräajan jälkeen esitettyihin kysymyksiin ei enää vastata.

4. Laadi tarjous pyydetyillä lomakkeilla ja pyydetyin tiedoin

Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran tai palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

5. Älä liitä tarjoukseen mitään, mitä ei ole pyydetty

Tarjoukseen ei tule koskaan liittää mukaan sellaista materiaalia, mitä tarjouspyynnössä ei ole pyydetty. Kaikki ylimääräinen tarjousmateriaali on riski sille, että tarjous on tarjouspyynnön vastainen, jolloin tarjous suljetaan tarjouskilpailusta.

6. Älä liitä tarjoukseen omia ehtoja tai varaumia

Omien ehtojen tai varaumien liittäminen tekee tarjouksesta tarjouspyynnön vastaisen. Huolehdithan, ettei tarjoukseen jää tarjouspyynnön vastaisia maksuehtoja, toimitusehtoja yms.

7. Valmistele tarjouksesi hyvissä ajoin

Voit valmistella tarjouksesi sähköisessä kilpailutusjärjestelmässä eli Hanki-palvelussa hyvissä ajoin ennen tarjouksen jättöä. Kilpailutusjärjestelmä mahdollistaa tarjouksen muokkaamisen koko tarjousajan.

8. Jätä tarjous sille asetettuun määräaikaan mennessä

Tarjoajan tulee aina jättää tarjous tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan mennessä. Huomioi, että annettu tarjous on aina sitova. Tarjoajalla on vastuu osoittaa, että sen tarjous on saapunut määräajassa hankintayksikölle. Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään myöhässä saapuneen tarjouksen.

9. Vastaa mahdollisiin täsmennyspyyntöihin niille asetettuun määräaikaan mennessä

Jos tarjouksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä, tai jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, voi hankintayksikkö pyytää tarjoajaa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tarjousta hankintayksikön asettamassa määräajassa. Tarjoaja ei vastauksessaan saa tehdä tarjoukseen sisältöön tai ehtoihin muita muutoksia tai täydennyksiä. 

10. Huolehdi hyvästä asiakasyhteistyöstä sopimuskaudella

Hyvä asiakaspalvelu sopimuskaudella on ensiarvoisen tärkeää laadukkaan palveluntarjonnan ohella myös tulevien kilpailutusten kannalta. On hyvä huomioida, että tulevissa kilpailutuksissa myös asiakastyytyväisyyttä  voidaan käyttää yhtenä laadullisena vertailuperusteena.