Puitejärjestely on tapa tehdä yhteishankintoja

Puitejärjestelyillä valtion organisaatiot voivat hankkia tuotteita ja palveluita ilman omaa julkista kilpailutusta. Sen käytöllä voi varmentaa myös hankinnan lainmukaisuuden.

Hankintalaissa puitejärjestely on määritelty valmiiksi kilpailutetuksi sopimuskokonaisuudeksi, joka tehdään yhden tai useamman toimittajan sekä hankintayksikön välille. Puitejärjestelyssä sovitaan yleiset hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hankinnan kohde, hinnat sekä osapuolten vastuut ja velvoitteet.

Puitejärjestelyiden tavoitteena on tuottaa säästöjä valtiolle. Säästöjä syntyy, kun kilpailutamme tuotteita ja palveluita riittävän suurille hankintamäärille ja mahdollisimman monen asiakkaamme tarpeisiin.

Emme siis kilpailuta yksittäisiä tuotteita, vaan pyrimme tarjoamaan tuote- ja palvelukokonaisuuksia samankaltaisia yhteishankintoja varten.

Puitejärjestely syntyy kilpailutuksen tuloksena

Hanselilla on noin 70 puitejärjestelyä, joiden tuotteita ja palveluita tarjoaa yli 370 sopimustoimittajaa. Valitsemme puitejärjestelyn sopimustoimittajat kilpailutuksen perusteella:

Teemme kunkin sopimustoimittajan kanssa puitesopimuksen, jossa määritellään hankintaan liittyvät ehdot. Puitesopimuksen ehtoja noudattavat myös puitejärjestelyyn liittyneet asiakkaat ja ehtoja voidaan tarkentaa asiakaskohtaisella sopimuksella.

Puitejärjestelyissä on kolme erilaista toimintamallia

• Yhden toimittajan malli, jossa kaikki tuotteet ja palvelut hankitaan samalta sopimustoimittajalta.
• Indikatiivinen ranking, jossa sopimustoimittaja määräytyy asiakkaan hankkijaprofiilin tai  konkreettisen hankintatarpeen  mukaisesti ennalta määritellyn laskentamallin mukaisesti.
• Kevennetty kilpailutus, jossa tehdään puitejärjestelyn sisäinen kilpailutus kaikkien sopimustoimittajien kesken. Asiakas lähettää kirjallisen tarjouspyynnön, vertailee tarjoukset ja valitsee parhaan tarjouksen ennalta asetettujen vertailukriteerien perusteella.

Puitejärjestely säästää aikaa ja rahaa

Asiakkaamme voivat tehdä hankintoja ilman omaa kilpailutusta, kun ovat liittyneet puitejärjestelyn käyttäjiksi.

Hankintaprosessit helpottuvat ja lyhenevät, kun tuotteita ja palveluita ei tarvitse kilpailuttaa itse. Lisäksi resurssisäästöjä syntyy, kun vastaamme puitejärjestelyn hallinnoinnista ja kehittämisestä. Valtion suuri ostovolyymi tuo mukanaan hyvät hinta- ja sopimusehdot.

Puitejärjestelyssä on sovittu monet hankintaan liittyvät asiat valmiiksi:

Suurilla hankintamäärillä saavutamme parhaat hyödyt

Parhaat hyödyt yhteishankinnoilla saavutetaan, kun hankittavat määrät ovat mahdollisimman suuria. Kaikkia tuotteita tai palveluita ei kannata hankkia puitejärjestelyillä.

Puitejärjestelyjen käyttö on asiakkaillemme vapaaehtoista. Poikkeuksena ovat puitejärjestelyt, jotka valtiovarainministeriö on määrännyt talousarviolain 22 a §:ssä käyttövelvoitteen piiriin.

Päätös tarkoittaa käytännössä sitä, että käyttövelvoitteen piiriin kuuluvat tuotteet ja palvelut on hankittava puitejärjestelyiden avulla. Tällaisia hankintoja ovat esimerkiksi laajasti käytettävät tietotekniset laitteet, niiden ohjelmistot ja hallinnon yhteiset tietojärjestelmät. Käyttövelvoite koskee osaa asiakkaistamme.

Yhteishankinnat ovat vastuullisia

Huomioimme vastuullisuusnäkökohdat kaikkien puitejärjestelyidemme kilpailutuksissa. Myönnämme Hanselin ympäristötunnuksen  puitejärjestelylle, jonka kilpailutuksessa ympäristönäkökohtia on huomioitu etukäteen määritellyillä kriteereillä. Myöntämisperusteet on kerrottu tarkemmin kunkin puitejärjestelyn tiedoissa.

Teemme jatkuvaa työtä harmaan talouden torjumiseksi ja sosiaalisesti vastuullisten hankintojen lisäämiseksi.

Lue lisää vastuullisuustyöstämme vuoden 2015 vastuullisuusraportistamme.

Liittymällä puitejärjestelyyn varmistat hankintasi lainmukaisuuden

Liittymisilmoitus on asiakkaan tahdonilmaisu puitejärjestelyn käyttämisestä ja se tulee tehdä aina ennen hankinnan aloittamista.

Liittymisilmoituksella asiakas osoittaa tekevänsä hankinnan puitejärjestelyä käyttäen, jolloin vältytään esimerkiksi suorahankintaan liittyviltä epäilyksiltä. Lisäksi asiakas sitoutuu noudattamaan puitejärjestelyssä sovittua menettelyä hankintojen tekemisessä.

Hansel saa liittymisilmoituksesta tiedot asiakkaan yhteyshenkilöistä, joille voimme tiedottaa puitejärjestelyyn liittyvistä asioista, kuten sopimusmuutoksista, puitesopimuksen irtisanomisesta tai uuden kilpailutuksen suunnittelun aloittamisesta.

Välitämme tiedon puitejärjestelyyn liittyneistä asiakkaista sopimustoimittajille, jotta he voivat olla yhteydessä asiakkaisiin koskien kyseessä olevan puitejärjestelyn tuotteita ja palveluita.

Puitejärjestelyidemme tarkemmat tiedot ja materiaalit asiakkaamme saavat rekisteröitymällä ja kirjautumalla verkkopalveluumme sivun yläpalkista.

Saat meiltä tukea hankintoihisi

Tarjoamme monipuolista asiantuntija-apua asiakkaidemme hankintoihin:

Hankintojen tuki -yksikkö

Puitejärjestelyn käyttäjät ovat oikeutettuja Hankintojen tuen palveluihin maksutta. Tukiyksiköltä saa apua kevennettyyn kilpailutukseen:

• katselmointi- ja kommentointiapua asiakirjojen viimeistelyyn
• suunnitteluapua pisteytys- ja hinnoittelumalleihin suunnitteluapua

Tavoitteenamme on varmistaa kevennetyn kilpailutuksen lain- ja sopimuksenmukaisuus, minimoida riskejä sekä karsia mahdollisia ristiriitoja dokumenttien välillä niin toimialan kuin hankintajuridiikankin näkökulmasta.

Asiakkuuspäälliköt

Asiakkuuspäällikkömme ohjaavat ja konsultoivat oman hallinnonalansa asiakkaita ja auttavat kehittämään hankintoja. Heidän kauttaan järjestyvät myös kontaktit eri toimialojen ja kilpailutuksen asiantuntijoihimme.

Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelustamme saa aina henkilökohtaista palvelua. Asiakasneuvojamme vastaavat kysymyksiin ja tarvittaessa auttavat löytämään oikean henkilön, jolta saa yksityiskohtaista tietoa.