Samordnade upphandlingar <

Vad är ett ramavtal?

Ramavtalet är ett sätt att göra samordnade upphandlingar

I upphandlingslagen har ett ramavtal definierats som en färdigt konkurrensutsatt helhet av avtal som ingås med en eller flera leverantörer och upphandlingsenheten. I ramavtalet avtalas de allmänna villkoren för upphandlingsavtalet, till exempel upphandlingsobjektet, priserna samt parternas ansvar och skyldigheter.

Utifrån konkurrensutsättningen väljer vi avtalsleverantörerna för ramavtalet. Med varje avtalsleverantör sluter vi ett ramavtal där upphandlingsvillkoren fastställs. Även de kunder som har ingått ett ramavtal iakttar villkoren i ramavtalet, och villkoren kan preciseras i ett kundspecifikt avtal.

Syftet med ramavtalen är att generera inbesparingar för staten. År 2014 uppgick inbesparingarna till cirka 250 miljoner euro.

Vi konkurrensutsätter produkter och tjänster till ramavtal

Vi har 76 ramavtal och 383 avtalsleverantörer, och med hjälp av dessa kan du skaffa de flesta produkter och tjänster som din organisation behöver. Vi väljer våra avtalsleverantörer via konkurrensutsättning.

Det finns tre olika verksamhetsmodeller för ramavtalen:

  • En modell med en leverantör där samtliga produkter och tjänster skaffas från samma avtalsleverantör.

  • Indikativ ranking där avtalsleverantören väljs med hjälp av en proaktiv beräkningsmodell. I räknaren anger kunden ramvillkoren för sina upphandlingsbehov och får den lämpligaste leverantören som svar.

  • Förenklad konkurrensutsättning där en konkurrensutsättning mellan avtalsleverantörerna görs internt inom ramavtalet. Kunden sänder en skriftlig anbudsförfrågan, jämför anbuden och väljer det bästa anbudet utifrån val- och jämförelsekriterier som satts upp på förhand.

Ramavtalet är ett färdigt paket

Inom ramavtalet är flera frågor i anslutning till upphandlingen färdigt överenskomna:

  • föremålet för upphandlingen
  • garantivillkoren
  • avtalsperioden
  • feldefinitionen
  • verksamhetsmodellen: modell med en leverantör, ranking eller förenklad konkurrensutsättning
  • de immateriella rättigheterna
  • parternas ansvar och skyldigheter

  • dataskyddet, beredskapen, konfidentialiteten
  • priserna och prisförändringarna
  • fördröjningen, rabatterna, avtalsböterna
  • beställningssätten
  • skadeståndet
  • leveranstiden och -villkoren
  • kvalitetsavtalet (SLA) i specialfall
  • godkännandet och mottagningskontrollen

  • ansvarsaspekterna

Genom att ansluta dig till ett ramavtal säkerställer du upphandlingens lagenlighet

Genom anmälan om anslutning utrycker kunden sitt önskemål om att tillämpa ramavtalet, och denna ska alltid lämnas in innan upphandlingen påbörjas.

Genom anmälan om anslutning visar kunden att upphandlingen görs med tillämpning av ramavtalet. Då undviks till exempel osäkerheterna i anslutning till en direkt upphandling. Dessutom förbinder sig kunden att iaktta det upphandlingsförfarande som överenskommits i ramavtalet.

Från anmälan om anslutning får Hansel uppgifterna om kundens kontaktpersoner som kan informeras om frågor i anslutning till ramavtalet, till exempel avtalsförändringar, uppsägning av ramavtalet eller påbörjande av planeringen för en ny konkurrensutsättning.

Vi förmedlar uppgifterna om kunderna som anslutit sig till ramavtalet till avtalsleverantörerna så att de kan kontakta kunderna gällande produkterna och tjänsterna som omfattas av det aktuella ramavtalet.

Ta del av våra ramavtal.

Skyldighet att tillämpa ramavtalen

För våra kunder grundar sig tillämpningen av ramavtalen på frivillighet. Ett undantag utgör de ramavtal som enligt finansministeriets bestämmelse ska omfattas av tillämpningsskyldigheten i enlighet med 22 a § i lagen om statsbudgeten.

Beslutet innebär i praktiken att de produkter och tjänster som omfattas av tillämpningsskyldigheten ska skaffas med stöd av ramavtalen. Dessa upphandlingar omfattar till exempel IT-apparater i omfattande användning, deras programvara och förvaltningens gemensamma datasystem.

Cirka 15 ramavtal omfattas av tillämpningsskyldigheten.

Från oss får du hjälp med upphandlingen

För kunderna tillhandahåller vi mångsidig experthjälp med upphandlingen.

Kundservice

Vår kundservice ger alltid personlig service. Våra kundrådgivare svarar på frågor och hjälper efter behov att finna rätt person som kan ge den mest exakta informationen.

Kundchefer

Våra kundchefer ger kunderna inom sitt eget förvaltningsområde handledning och konsultation samt hjälper till att utveckla upphandlingarna. Genom kundcheferna ordnas även kontakterna mellan olika verksamhetsområden och med våra experter.

Teamet för förenklade upphandlingar

De som tillämpar ramavtalet har rätt att avgiftsfritt anlita tjänsterna som tillhandahålls av teamet för förenklade upphandlingar. Stödteamet ger hjälp med den förenklade konkurrensutsättningen:

  • gransknings- och kommenteringshjälp vid finslipningen av avtal

  • planeringshjälp för poängsättnings- och prissättningsmodeller

Vårt mål är att säkerställa den förenklade konkurrensutsättningens lag- och avtalsenlighet, minimera riskerna och utesluta eventuella motstridigheter i dokumenten med tanke på både verksamhetsområdet och upphandlingsjuridiken.