Tjänsteresor är reglerade upphandlingar
Beställning av en resa är en upphandling som regleras av ämbetsverksspecifika reseinstruktioner, statens resereglemente och statens resestrategi. Följ alltid instruktionerna från din egen organisation vid bokning av en resa.
För upphandling av tjänsteresor är det typiskt att reservationerna kan göras till avtalspriset via många olika kanaler. De bästa resultaten får man genom att utnyttja en avtalsresebyrå, betalningslösning samt rese- och passerkontrollsystemens tjänster.
Med ramavtal kan du resa bekvämt
Upphandlingar relaterade till tjänsteresor ska konkurrensutsättas enligt upphandlingslagen och de upphandlingsinstruktioner som fastställs av ämbetsverket. Det behändigaste sättet att följa upphandlingslagen är att använda Hansels ramavtal.
Till ämbetsverkens förfogande finns centraliserat fastställda resebyråtjänster, rutt-, service- och beställningsflyg samt kreditkortslösningar och reseförsäkringar för utlandet. Dessutom ska ämbetsverken och inrättningarna utnyttja de ramavtal som vi har konkurrensutsatt, och som erbjuder tjänster till andra resetjänster samt datasystem för resehantering och upphandling av arbetsredskap.
Tips före resan
Du minns väl att de totala kostnaderna för resan består av flera olika faktorer. En enskild förmånlig flygbiljett gör inte resan i sin helhet förmånlig, om restiden förlängs och antalet övernattningar ökar.
Obs! Du får mer information om faktorer som påverkar valen av resor och prissättningen, när du loggar in uppe på sidan.
Faktorer som påverkar valen av resor
Tjänsteresor bör alltid vara helhetsekonomiska, säkra och ansvarsfulla ur miljösynpunkt.
Helhetskostnaderna för resan består av flera olika faktorer. Beräkna alltid helhetskostnaderna för din resa:
1. Planera och förutse
Boka eller vidarebefordra information om din resa till resebokaren genast när din resplan har godkänts. Ta reda på den information som är väsentlig för bokning av resan:
- När måste du vara framme vid resmålet?
- Behövs det landtransporter vid resmålet?
- Hotellets läge i förhållande till resmålet?
- Finns det säkerhetsrisker?
- Behövs det visum?
Om du känner till den exakta tidtabellen för din resa och det inte kommer att ske ändringar i den, ska du använda de förmånligare priserna som inte tillåter ändringar. På så vis sparar du på resekostnaderna.
Om man kan vänta sig ändringar i resplanen, ska du använda de pristyper som tillåter förändringar.
2. Välj bokningssätt
Det mest effektiva sättet att sköta resebokningar är att använda en avtalsresebyrå. Dina reseuppgifter finns sparade i din resenärsprofil och du kan boka din resa tryggt genom avtalsresebyråns webbtjänst.
Avtalsresebyrån använder både resenärsprofilen och företagsprofilen, där ämbetsverkets reseuppgifter finns sparade. Välj ett ändamålsenligt bokningssätt:
a) resebokare sköter bokningarna centraliserat
b) resenären sköter själv sina bokningar
c) resebyråns serviceteam sköter bokningarna
d) användning av resebyråns webbtjänst
Avtalsresebyråns bokningskanaler erbjuder förutom de tillgängliga priserna även fasta avtalspriser, säkerhets- och ansvarsfrågor för din resa tas om hand och dina inköp rapporteras automatiskt på rätt sätt.
Särskilda faktorer vid upphandling av resor
Resebranschens prissättning är ofta dynamisk och priserna varierar enligt tillgänglighet. Ofta gäller principen "ju tidigare du bokar, desto förmånligare pris", så det är viktigt att fästa uppmärksamhet vid den pristyp som används.
Priserna erbjuds med olika villkor. De dyraste priserna möjliggör förändringar och de kan innehålla olika tilläggstjänster. De mest förmånliga priserna möjliggör inte förändringar och deras innehåll begränsas till grundservicen.
Ta reda på reglerna för den pristyp du använder. Pristyper för flyg- och resetjänster är:
- Det fasta avtalspriset innehåller alltid en kostnadsfri ändringsmöjlighet och tilläggstjänster.
- Dagens pris är det bästa möjliga pris som avtalsleverantören kan erbjuda till separat fastställda villkor.
- Officiellt pris är det pris som avtalsleverantören erbjuder kunder som inte har tillgång till avtalspris. Ett konkurrensutsatt avtalspris är förmånligare än ett officiellt pris.