Vastuullista siivoustyötä hoivayksikön ehdoilla

Kuvituskuva: kaksi henkilöä puutarhassaRiihikodin Niina Niskanen ja SOL:n Marja Toikka

Vuonna 2021 Riihimäen kaupungilla oli tarve kilpailuttaa siivouspalvelut, ja Hanselin yhteishankinta vaikutti kaupungin tarpeisiin sopivalta tavalta. Siivouskohteiden erilaisuuden vuoksi hankinta jaettiin kolmeen osa-alueeseen. Yksi kilpailutetuista osa-alueista on tehostetun palveluasumisen yksikkö Riihikoti. 

"Hoivaympäristö asettaa aina omat vaatimuksensa myös siivoukselle. Riihikoti on siivouskohteena melko monipuolinen. Kohteessa on osastoja sekä pitkä- että lyhytaikaiseen asumiseen, ja näin ollen vaihtuvuus vaihtelee nopeasta hitaaseen. Kiinteistöön kuuluu eri-ikäisiä rakennuksia, ja myös kotihoidon tiloja on palvelusopimuksen piirissä", palvelukoordinaattori Niina Niskanen Riihimäen kaupungilta kertoo. 

Riihimäen kaupungilla tehtiinkin paljon taustatyötä, jotta hankinnan kohde ja sen tarpeet saatiin kuvattua tarjouspyyntöön mahdollisimman tarkasti. Pohjatyöhön osallistui niin Riihikodin henkilökuntaa kuin kaupungin siivoustyöstä vastaavia päälliköitäkin. Kun kuvaus oli kunnossa, itse kilpailutus sujui jouhevasti Hanselin kategoriapäällikkö Eija Hirvosen ja hankintojen tuki -tiimin tuella. Myös runsas tarjousten lukumäärä ilahdutti. 

"Saimme kaikkiin osa-alueisiin tarjoukset seitsemältä toimittajalta", Niskanen kertoo tyytyväisenä. 

Vastuullinen siivoustyö säästää ympäristöä ja turvaa työntekijää 

Tarjousten vertailuperusteina käytettiin erilaisia laatu-, aika- ja hintamääreitä, joista vastuullisuus oli yksi tärkeä tekijä. Hanselin siivouspalveluiden yhteishankinnassa on sitouduttu ympäristö-, sosiaaliseen ja taloudelliseen vastuuseen, ja vastuullisuusnäkökulmat näkyvät monella eri tavalla. Toimittajan taloudellisten velvoitteiden pitää olla kunnossa, ja niitä seurataan koko sopimuskauden ajan. Sosiaaliseen vastuuseen puolestaan kuuluu laaja valikoima työntekijän asemaa turvaavia ehtoja. Ympäristövastuuseen kuuluvat niin käytettävät puhdistusaineet ja -välineet kuin logistiikkakin. 

"Päätavoitteita ovat haitallisten kemikaalien vähäinen käyttö sekä ympäristövastuullisemmat siivousmenetelmät, jolloin voidaan vähentää veden kulutusta ja sitä kautta vaikuttaa ympäristöasioihin. Myös toimitilojen kunnossapitoon liittyvien asioiden raportointi on tärkeää – siivoojan on työssään helppo havainnoida esimerkiksi palaneita lamppuja, vuotavia hanoja jne.", Hanselin kategoriapäällikkö Hirvonen kertoo. 

Asiakas voi halutessaan täsmentää vastuullisuusvaatimuksia omiin tarpeisiinsa sopiviksi, mutta Riihikodilla Hanselin valmis paketti koettiin riittäväksi. 

Toimintaympäristön tunteminen siivittää hyviin lopputuloksiin 

Riihikodin kilpailutuksen voitti SOL Palvelut. Sopimuskausi käynnistyi tammikuussa 2022, ja yhteistyötä kehuvat sekä Riihimäen että SOL:n asiakkuusjohtaja Kirsi Karhu. Säännöllisissä yhteistyöpalavereissa annetaan palautetta puolin ja toisin. Toiminnan lähtökohtana on aina asiakas. 

"Erityisesti hoivakohteissa asukkaan kohtaamisen taito on tärkeää. Ei asukas tiedä, kuka henkilökunnasta on Riihimäen kaupungin ja kuka SOL:n palveluksessa – eikä hänen tarvitsekaan tietää", Karhu toteaa.  

Toimintaympäristöllä on suuri vaikutus siivoustyöhön. SOL:ssa on käytössä toimintaympäristöihin perustuva konseptiajattelu, ja kullekin konseptille on oma koulutusohjelmansa. Kun työt uudessa kohteessa aloitetaan, kohteeseen pyritään valitsemaan henkilöstöä, jolla on joko työkokemusta vastaavasta työympäristöstä tai soveltuvan konseptin koulutus käytynä. 

SOL:n palveluesimies Marja Toikka saa Niskaselta varauksettomat kiitokset.  

"Marjan kokemus ja taito on helpottanut omaa työtäni valtavasti. Pitkän kokemuksensa ansiosta hänellä on näkemys, miten asiat kannattaa hoitaa. Tämä on tilaajalle todella helpottavaa."

Toimintaympäristön tuntevan palveluesimiehen merkitystä korostaa myös SOL. 

"Osaavan palveluesimiehen rooli korostuu jo tarjouksen jättövaiheessa. Kun tunnemme kohteiden toiminnallisuudet, osaamme arvioida työhön kuluvan ajan mahdollisimman tarkasti ja pystymme laatimaan totuudenmukaisen ja tarkan tarjouksen. Tästä on hyötyä niin meille kuin asiakkaallekin", Karhu sanoo.  

Vaikka täsmällinen kohdekuvaus ja yksityiskohtainen sopimus ovat tärkeitä, saattaa päivittäisessä siivoustyössä joskus tulla eteen myös joustoa vaativia tilanteita. 

"Jos tilaaja jättää erehdyksessä tärkeän yksityiskohdan kirjaamatta palvelukuvaukseen, ei voi kuitenkaan olla niin, että asia ei hoidu. On tärkeää, että toimittaja tuntee eri ympäristöt ja niiden vaatimukset sekä osaa tarvittaessa ohjata asiakasta", Niskanen toteaa. 

Niskanen kertoo, että SOL on kuunnellut asiakasta tarkalla korvalla. Pienet viilaukset toimintoihin on saatu aina sujuvasti sovittua. Karhu puolestaan toteaa, että Riihikodissa SOL:n henkilöstö on otettu hyvin vastaan. 

"Kun meidän henkilöstömme viihtyy työssään, he myös pysyvät kohteessa, ja me pystymme kehittämään ja tehostamaan työtämme."

Tarkkuus kannattaa!

Myös Hansel, ja erityisesti kategoriapäällikkö Eija Hirvonen, saa molemmilta osapuolilta kiitosta. 

"Eijasta on ollut suuri apu, kun olen voinut konsultoida ja kysyä neuvoa eri tilanteissa. Eija tuntee sopimuksen ehdot ja on neutraali molempia osapuolia kohtaan. Hankintatapana dynaaminen hankintajärjestelmä oli mielestäni erinomainen ja positiivinen kokemus", Niskanen kertoo. 

Myös SOL:lla on oltu tyytyväisiä siivouspalveluiden DPS:ään.

"Hanselin selkeät asiakirjat ja tuki asiakkaille näkyvät tarjoajalle hyvinä ja yksiselitteisinä tarjouspyyntöinä", Karhu sanoo. 

Tyytyväisillä yhteistyökumppaneilla on yhteinen vinkki muille siivouspalveluita kilpailuttaville organisaatioille. 

"Hyvän pohjatyön merkitystä ei voi liikaa korostaa. Saman hoivayksikön sisällä eri osastoillakin voi olla hyvin erilaiset tarpeet, jotka kannattaa selvittää ja ottaa huomioon tarjouspyyntöä laadittaessa. Myös käyttöönottoon kannattaa panostaa", Niskanen toteaa. 

SOL:n Karhu on samoilla linjoilla. 

"Asiakkaan kannattaa tarjouspyyntövaiheessa mainita tarkasti kaikki kohteen toiminnallisuudet, jotta tarjouksesta tulee mahdollisimman todenmukainen ja laadukas. Suosittelen lämpimästi myös yhteisiä kohdekiertoja", Karhu vinkkaa. 

 


Riihimäki on 29 000 asukkaan kaupunki Kanta-Hämeessä. Riihimäen Riihikodissa on 149 tehostetun palveluasumisen paikkaa. Lue lisää Riihimäestä www.riihimaki.fi

SOL Palvelut on osa SOL-konsernia. Siivouspalveluiden lisäksi SOL Palvelut tarjoaa kiinteistö-, henkilöstö-, pesula-, turvallisuus- ja IT-palveluita. Lue lisää SOL Palveluista www.sol.fi


 

Siivouspalveluiden DPS

Siivouspalveluiden dynaamisen hankintajärjestelmän eli DPS:n kautta voit hankkia sekä ylläpito- ja perussiivouksen että laajan valikoiman lisäpalveluita, kuten saniteettitarvikkeet, viherkasvien hoidon, vaihtomattopalvelun tai kahvi- ja välipala-automaattien huollon.

Lue lisää siivouspalveluista

Mikä DPS?

Dynaaminen hankintajärjestelmä eli DPS tarjoaa hankinnallesi raamit ja joustaa omien tarpeidesi mukaan. Mukaan voit tulla milloin vain DPS:n keston aikana – oletpa sitten asiakas tai soveltuvuusehdot täyttävä toimittaja.

Lue lisää DPS:stä

Mikä on minikilpailutus?

Minikilpailutus tehdään, jos yhteishankinnan toimintamalli edellyttää kilpailutusta mukana olevien sopimustoimittajien kesken. Minikilpailutuksen avulla yhteishankinnan käyttäjä kilpailuttaa tarpeeseensa parhaiten soveltuvan toimittajan.

Tutustu minikilpailutukseen