Uusi tietojärjestelmä vähentämään onnettomuuksia
Pelastustoimen käytössä olevat, palotarkastukseen käytettävät tietojärjestelmät eivät enää täysin vastaa tarpeita ja alkavat olla elinkaarensa lopussa. Neljä vuotta sitten sisäministeriön pelastusosasto otti vastuulleen onnettomuuksien ehkäisyn tietojärjestelmän hankinnan valmistelun ja kilpailuttamisen.
Määrittelytyötä ja hankintavaiheen aloittamista hidastivat monien asioiden aloittaminen ”puhtaalta pöydältä”, maakuntauudistuksen peruuntuminen vuonna 2019 ja koronaviruspandemia. Sisäministeriössä jatkettiin kuitenkin määrätietoisesti tietojärjestelmähankinnan valmistelua ja vuonna 2022 oltiin niin pitkällä, että onnettomuuksien ehkäisyjärjestelmän kilpailutus päästiin viemään läpi neuvottelumenettelyllä, Hanselin kilpailutusasiantuntijoiden tukemana.
”Olemme tyytyväisiä kilpailutuksen lopputulokseen. Saimme asiaa edistämään osaavan toimittajaryhmittymän ja yhteistyö on lähtenyt hyvin liikkeelle.”
Hankinnan kohteena on ollut kansainvälisestikin ainutlaatuinen järjestelmä, joka palvelee onnettomuuksia ennaltaehkäisevää työtä tekeviä pelastusviranomaisia. Tavoitteena on varmistaa, että pelastustoimi saa yhden yhteisen tietojärjestelmän, jolla korvataan nykyiset, palotarkastukseen käytettävät järjestelmät. Tavoitteen toteutuessa onnettomuuksien ehkäisy on aiempaa tuloksellisempaa ja kansallisen tason tilastointi sekä data-analytiikka mahdollista – parempaa asiakaskokemusta unohtamatta.
Hankintarengas määritteli tarpeet yhdessä
Projektin aikana valmistelussa ja vaatimusmäärittelyn katselmoinnissa oli mukana lähes sata henkilöä, joista osa oli järjestelmäpuolen ja osa pelastustoimen ammattilaisia. Vaatimusmäärittelyä tehtiin huolella, mutta silti parannettavaakin jäi:
”Jälkikäteen ajatellen vaatimusmäärittelyn olisi voinut muodostaa paremmin hankintavaihetta ja valittua hankintamenetelmää tukevaksi. Hyvin asioissa päästiin kuitenkin eteenpäin, kun aloitimme hankintavaiheen Hanselin kanssa”, erityisasiantuntija Matti Savolainen sisäministeriön pelastusosastolta toteaa.
Valmisteluvaiheeseen osui joitakin henkilövaihdoksia ja tärkeät sisäministeriön alihankkijat Vimana ja Sotedigikin ehtivät yhdistyä DigiFinlandiksi. Monien muutosten vuoksi etenemistavaksi valittiin se, että sisäministeriö toimi hankintayksikkönä ja muodosti hankintarenkaan yhdessä pelastuslaitosten kanssa. Neuvottelumenettely osoittautui oivaksi valinnaksi, koska kolmen neuvottelukierroksen aikana ehdittiin saada hyvä kuva siitä, mitä markkinoilla oli tarjota ja millaiseksi hintataso eri valinnoilla asettuisi. Koko toteutus päädyttiin tekemään ketterän kehityksen mukaisesti, koska kiinteä hinnoittelu nosti tarjouksiin sisällytettyä riskivarausta liikaa.
”Hanselin yksikönpäällikkö Ilkka Sihvola ja lakimies Jutta Uusitalo auttoivat meitä hienosti arvioimaan, mitkä toimenpiteet toimittajaehdokkailta saadun palautteen pohjalta kannatti tehdä. Heiltä saimme hyviä neuvoja tarjouspyynnön täsmentämiseen”, Savolainen kiittää.
Aikataulu piti ja kilpailutus onnistui
Hankintavaiheen alkaessa projektiryhmä oli hieman epäileväinen sen suhteen, miten yhteistyö eri sidosryhmien välillä toimisi etäolosuhteissa. Hanselilla oli kuitenkin jo paljon kokemusta vastaavien neuvotteluiden käymisestä pandemiaolosuhteissa ja keskustelu potentiaalisten tarjoajien kanssa eteni hyvin.
”Muutamia kertoja pääsimme tapaamaan myös kasvokkain, vaikka silloin pitikin rajoittaa kerralla paikalla olleiden osallistujien määrää. Kyseessä on puolustus- ja turvallisuushankinta, joten ei-julkista osuutta vaatimusmäärittelystä meidän piti esitellä tarkasti suunnitelluissa tiedonlukutilaisuuksissa”, Savolainen kertoo.
Turvallisuusselvitysten ja turvallisuussopimusten tekeminen otti aikansa, ja jonkin verran jouduttiin myös tarkastelemaan vaatimusmäärittelyn aikana tehtyjä suunnitelmia uudelleen hankinnan edetessä. Aikataulussa kuitenkin pysyttiin lopulta kohtuullisen hyvin, mistä projektissa mukana olleet antoivat paljon kiitosta hankintavaiheen palautekyselyssä.
Onnettomuuksien ehkäisyjärjestelmän toteutuksen ensimmäinen vaihe päättyy tämän hetken arvioiden perusteella käyttöönottoon vuonna 2024, jolloin vanhoista järjestelmistä voidaan luopua. Sen jälkeen edessä on vielä jatkokehitysvaiheita, joiden aikana perustoteutuksen päälle rakennetaan uusia toiminnallisuuksia.
”Olemme tyytyväisiä kilpailutuksen lopputulokseen. Saimme asiaa edistämään osaavan toimittajaryhmittymän ja yhteistyö on lähtenyt hyvin liikkeelle. Uskon, että tämä massiivinen kokonaisuus, joka oli määritelty yli 1 000-sivuiseen tarjouspyyntöön, on hyvissä käsissä. Kun koko visiomme järjestelmästä on toteutettu, on meillä käytössä hieno, onnettomuuksia yhdessä ihmisten kanssa vähentävä tietojärjestelmä”, Savolainen summaa tyytyväisenä.
Sisäministeriö on osa valtioneuvostoa. Sisäministeriö on sisäisen turvallisuuden ja maahanmuuton ministeriö. Ministeriön työn tavoitteena on, että Suomi on maailman turvallisin maa nyt ja tulevaisuudessa. Lue lisää sisäministeriön toiminnasta