Usein kysytyt kysymykset

 

Usein kysytyt kysymykset

 

Yhteishankintojen tulevaisuus ja uuden käytännön taustat

Ennen olen voinut tehdä liittymisen vasta siinä vaiheessa, kun puitejärjestelyn toimittaja tai toimittajat ovat selvillä. Mitä hyötyjä puitejärjestelyt tarjoavat jatkossa?

Pääsette edelleen hyötymään suuren hankintavolyymin tuomista säästöistä ja hyvistä sopimusehdoista, ja voitte hyödyntää oman kilpailutuksen tekemisestä säästyneet resurssit omaan ydintoimintaanne. Kerromme yhteishankintoihin kuuluvista palveluista ja tavaroista mahdollisimman tarkasti liittymisvaiheessa, jotta asiakkaillamme on kattava käsitys siitä, mihin he ovat liittymässä. Määrittelemme hankinnan kohteet huolellisesti, jotta kilpailutuksen voittajaksi valikoituu paras mahdollinen toimittaja. Toimittajien vakavaraisuutta ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä valvotaan sopimuskauden aikana. Hansel toimii asiakkaiden tukena puitejärjestelyillä tehtävissä hankinnoissa.

Hankinnoissa lähtökohtana on, että paras tarjous valitaan avoimesti ja syrjimättömästi. Toimittaja ei ole selvillä ennen hankintapäätöksen tekemistä omissakaan kilpailutuksissanne. Uusi oikeuskäytäntö, jossa hankinnan laajuus tulee ilmoittaa tarjouspyynnössä, koskee myös asiakkaiden omia kilpailutuksia.

Uusi liittymiskäytäntö teettää aiempaa enemmän työtä, kun joudumme miettimään hankintatarpeet ja vielä volyymikin etukäteen. Miksi liittyminen on tehty aiempaa monimutkaisemmaksi?

Pitää paikkansa, että hankinnat pitää jatkossa suunnitella entistä aiemmin. Kiire ikään kuin siirtyy aiemmaksi, mutta suunnitelmallisuus säästää työaikaa myöhemmin.

Uuden oikeuskäytännön myötä kaikkien julkisten hankintojen laajuus ja arvo tulee ilmoittaa huomattavasti nykyistä tarkemmin. Muutos koskee sekä yhteishankintoja että asiakkaiden omia kilpailutuksia. Uusi liittymiskäytäntömme on siis ratkaisumme tiukentuviin vaatimuksiin. Muutoksen taustalla on korkeimman hallinto-oikeuden ja markkinaoikeuden hankintojen laajuutta koskevat ratkaisut sekä Unionin tuomioistuimen tuomio  puitejärjestelyjä koskevassa jutussa C-216/17 (Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato – Antitrust, Coopservice).

Arvio tulevasta hankintavolyymistä voi perustua aiempien vuosien hankintamääriin.

Eikö Hansel keksinyt yksinkertaisempaa tapaa vastata kiristyneisiin vaatimuksiin?

Halusimme vastata uuden oikeuskäytännön vaatimuksiin asiakkaillemme mahdollisimman helpolla tavalla, mutta kuitenkin niin, ettei yhteishankintojen käyttöön liity tulevaisuudessakaan oikeudellista epävarmuutta asiakkaalle. ​ Liittyminen onnistuu helposti verkkopalvelussamme. Tulevan hankintavolyymin ilmoittaminen parantaa mahdollisuuksia saada hyviä tarjouksia​, joten yhteishankintojen laadun odotetaan paranevan entisestään. Lisäksi määrittelemme hankintojen kohteet (eli yhteishankinnan sisältämät palvelut ja tavarat) huolellisesti asiakkaidemme kanssa, jotta ne vastaavat heidän tarpeisiinsa.

Haluamme kilpailuttaa hankintamme jatkossa itse. Saammeko apua Hanselin kilpailutuspalveluista?

Tarjoamme mielellämme kilpailutuspalveluita asiakkaan omiin hankintoihin. Mikäli hankintanne koskee tavaroita tai palveluita, joista meillä on tarjolla yhteishankinta, ei kilpailutuspalveluidemme käyttö onnistu. Käytäntö pysyy siis samana kuin ennen.

Voiko puitejärjestelyihin liittyminen vielä palata entisenlaiseksi?

Uusi toimintamallimme on seurausta oikeuskäytännön muutoksesta, johon ei näillä näkymin ole odotettavissa muutoksia. Samat oikeusohjeet koskevat kaikkia hankintayksiköitä, joten kaikkien julkisia hankintoja tekevien pitää toimia uusien velvoitteiden edellyttämällä tavalla, käytti yhteishankintoja tai ei.

Miksi puitejärjestelyihin pitää sitoutua etukäteen, mutta dynaamisiin hankintajärjestelmiin ei?

Puitejärjestelyjen ja dynaamisten hankintajärjestelmien toimintamalli on erilainen. Koska DPS:iin voidaan hyväksyä uusia toimittajia myös kesken sopimuskauden, on joustavampi liittyminen mahdollista myös asiakkaille.  Myös puitejärjestelyjä ja dynaamisia hankintajärjestelmiä koskevat säännökset ovat erilaisia. Edellä mainittu oikeuskäytäntö ei koske dynaamisia hankintajärjestelmiä.

 

Liittyminen yhteishankintoihin

Muuttavatko sekä puitejärjestelyjen ja dynaamisten hankintajärjestelmien liittymisen aikataulu?

Velvollisuus liittyä etukäteen koskee vain puitejärjestelyjä. DPS:iä voi hyödyntää koko niiden keston ajan, sillä myös uusia toimittajia voidaan hyväksyä mukaan sopimuskauden aikana.

Niihin dynaamisiin hankintajärjestelmiin, jotka on julkaistu ennen KL-Kuntahankintojen yhdistymistä Hanseliin, voivat jatkossakin liittyä vain valtionhallinnon ja korkeakoulujen organisaatiot. Ennen syyskuuta 2019 julkaistut dynaamiset hankintajärjestelmät ovat siis vain Hanselin ns. vanhan asiakaskunnan käytettävissä.

Tarvitaanko etukäteisliittymistä siinäkin tilanteessa, että yhteishankinnan toimintamallina on kevennetty kisa?

Kyllä, puitejärjestelyihin tulee liittyä etukäteen riippumatta siitä, mikä niiden sisäinen toimintamalli on.

Haluamme hyödyntää puitejärjestelyä vain osan aikaa sopimuskaudesta, koska meillä on vielä voimassa oma sopimus. Voimmeko liittyä puitejärjestelyyn vain tietylle aikavälille?

Puitejärjestelyyn voi liittyä vain koko puitejärjestelyn keston ajaksi, mutta liittyminen ei velvoita teitä käyttämään puitejärjestelyä koko keston ajalta. Tilanteessa jossa tarkoituksena on hyödyntää puitejärjestelyä vain osan ajasta (esim. jo voimassa olevan oman sopimuksen vuoksi), tulisi teidän arvioida hankinnan ennakoitu arvo siltä ajalta kuin puitejärjestelyä käytätte.

Liittymisen jälkeen toimitamme asiakkaillemme puitejärjestelykohtaisesti kyselyn tarkemmista volyymeista, jonka yhteydessä toivomme teidän kertovan, mikäli aikomuksenanne on käyttää puitejärjestelyä vain osan aikaa, esimerkiksi neljän vuoden sopimuskaudesta vain kaksi viimeistä vuotta.

Voiko liittymistä perua? Millä perusteilla?

Liittymisen voi tietyissä tapauksissa perua. Tällaisia voivat olla esimerkiksi olennaiset muutokset asiakkaan toiminnassa (esim. määrärahojen olennainen leikkaus), tai mikäli puitesopimuksen mukaisia tavaroita tai palveluita ei ole saatavilla sopimuksen mukaisella laatutasolla. Mikäli hankintailmoitusta ei ole vielä julkaistu, voi liittymisen perua ilman erityisiä perusteita.  Liittyminen tulee perua kirjallisesti.

Voiko kuka tahansa organisaatiosta tehdä liittymisen?

Jokainen organisaatio ratkaisee itse, kuka tai ketkä liittymisen tekevät, eikä Hansel aseta sille tarkkoja kriteereitä. Suosittelemme kuitenkin, että asia selvitetään organisaatiossa hyvissä ajoin ennen liittymisen määräpäivää. Liittyminen on sitova, joten hankintaorganisaation johdolla on syytä olla kattavat tiedot tehdyistä liittymisistä ja niiden ehdoista.

Mitä liittymiskäytäntöä vuonna 2019 voimaan tulevissa puitejärjestelyissä noudatetaan?

Jos puitejärjestelyn hankintailmoitus on julkaistu ennen toukokuuta 2019, noudatetaan kyseisessä puitejärjestelyssä vielä vanhaa tapaa, jossa puitejärjestelyyn voi liittyä myös sen voimaantulon jälkeen. Tällaisia puitejärjestelyjä ovat esimerkiksi polttoainehankinnat henkilöliikenneasemilta sekä reittilennot. Kunkin puitejärjestelyn omalta sivulta osoitteessa hansel.fi näet, onko liittyminen vielä mahdollista.

Niihin dynaamisiin hankintajärjestelmiin, jotka on julkaistu ennen KL-Kuntahankintojen yhdistymistä Hanseliin, voivat jatkossakin liittyä vain valtionhallinnon ja korkeakoulujen organisaatiot. Ennen syyskuuta 2019 julkaistut dynaamiset hankintajärjestelmät ovat siis vain Hanselin ns. vanhan asiakaskunnan käytettävissä.

Emme voi olla varmoja siitä, tarvitsemmeko tiettyä puitejärjestelyä. Kannattaako liittyminen silti tehdä? Voimmeko liittyä ns. varmuuden vuoksi?

Liittyminen kannattaa tehdä, vaikka hankintatarpeesta ei olisikaan täyttä varmuutta. Kaikissa puitejärjestelyissä on joustovaraa hankinnan laajuuden ilmoittamisen osalta. Voimme yhdessä suunnitella etukäteen, mikä voisi olla realistinen arvio hankintanne laajuudesta, ja arvio voi perustua edellisten vuosien hankintojen määriin. Liittymättä jättäminen tarkoittaa sitä, ettei puitejärjestelyä voi hyödyntää sopimuskaudella . 

 

Myöhästyminen liittymisestä

Mitä tapahtuu, jos myöhästymme liittymisestä? Voimmeko liittyä puitejärjestelyyn jälkikäteen?

Valitettavasti hankintailmoituksen julkaisun jälkeen puitejärjestelyyn ei enää voi tulla mukaan. Kannattaa siis pitää huolta, että käytte ajoissa verkkopalvelussamme tekemässä liittymisilmoituksen.

Mikäli myöhästyneitä organisaatioita on monia, voi uuden puitejärjestelyn tekeminen Hanselin toimesta tulla kyseeseen.

Olemme valtion budjettitalouden piirissä, ja meillä on käyttövelvoite tiettyihin yhteishankintoihin. Pitääkö meidän silti liittyä puitejärjestelyihin etukäteen? Entä jos myöhästymme liittymisestä, ja meillä on käyttövelvoite?

Liittyminen ei ole pakollista budjettitalouden piirissä oleville asiakkaille niissä sopimuksissa, joihin heillä on käyttövelvoite. Hansel liittää automaattisesti valtion budjettitalouden piirissä olevat asiakkaat käyttövelvoitteen piirissä oleviin yhteishankintoihin. Tästä huolimatta iittyminen on kuitenkin erittäin suositeltavaa. Liittymällä saat sähköpostiisi sopimusta koskevat ajankohtaiset uutiset, ja pysyt perillä esimerkiksi mahdollista toimittajamuutoksista.

Jos myöhästyneitä organisaatioita on monta, voiko Hansel tehdä meille myöhästyneille oman yhteishankinnan?

Kyllä, tämä on mahdollista, mutta sen varaan ei kannata laskea.

 

Volyymin arviointi

Miten hankintojen kokonaisarvo käytännössä ilmoitetaan?

Kun olet liittynyt haluamaasi yhteishankintaan se omalta sivulta, lähetämme sinulle kyselyn tulevan hankintasi kokonaisarvosta. 

Miten hankinnan euromäärän voi arvioida? Kuinka tarkasti se pitää tietää, ja mistä saisimme tähän apuja? Kannattaako tuleva tarve laskea mieluummin ylä- kuin alakanttiin?

Arvio voi perustua esimerkiksi edellisen sopimuskauden hankintamääriinne. Arvioinnissa avuksi kannattaa käyttää Valtion hankintadatapalvelua tai Tutkihankintoja.fi-palvelua. Mikäli kyseessä on teille uusi puitejärjestely, hankintatarpeen voi arvioida yhteistyössä asiakkuuspäälliköidemme kanssa.

Mitä tapahtuu, jos hankintavolyymimme alittavat tai ylittävät ilmoittamamme euromäärän?

Lähtökohtaisesti ei tapahtuisi mitään, sillä puitejärjestelyissä sallitaan tietty epävarmuus toteutuneiden hankintojen ja niitä koskevien arvioiden välillä. Merkittävät eroavaisuudet puitejärjestelyn ilmoitetun kokonaisarvon ja toteutuneen arvon välillä voisivat johtaa siihen, että markkinaoikeus toteaisi puitejärjestelyn laajuuden ilmoitetun virheellisesti. Tämän seurauksena puitejärjestely ei välttämättä olisi asiakkaidemme käytettävissä.

Lue lisää hankintalaista. Hankinnan ennakoidun arvon laskemisesta kerrotaan erityisesti luvussa 4, kohdassa 27 §. 

Takaisin alkuun